اگر مدت اجاره رو به پایان است و موجر و مستأجر درباره ادامه سکونت یا استفاده از ملک توافق دارند، بهترین راه این است که توافق جدید به صورت کتبی و با ذکر مدت، مبلغ اجاره، مبلغ ودیعه و سایر شرایط تنظیم و امضا شود. متن تمدید قرارداد اجاره باید به‌گونه‌ای نوشته شود که هم ادامه رابطه استیجاری را ثابت کند و هم تکلیف افزایش اجاره، تعمیرات، پرداخت قبوض و تخلیه را روشن سازد. برای مثال، اگر مستأجر پس از پایان مدت در ملک بماند و موجر نیز اجاره‌بها دریافت کند، اما توافق مکتوبی وجود نداشته باشد، اثبات شرایط جدید در زمان اختلاف دشوار خواهد بود؛ بنابراین تنظیم متن تمدید قرارداد اجاره پیش از پایان مدت، راهکار مطمئن‌تری است.
تمدید قرارداد اجاره زمانی انجام می‌شود که طرفین درباره ادامه اجاره توافق داشته باشند. این تمدید ممکن است با تنظیم یک قرارداد کامل جدید یا با نوشتن الحاقیه در ادامه قرارداد قبلی صورت بگیرد. در هر دو روش باید مشخص شود که قرارداد قبلی تا چه تاریخی اعتبار داشته و مدت جدید از چه روزی آغاز می‌شود.
اگر فقط مدت قرارداد تغییر کرده و سایر شرایط بدون تغییر باقی مانده است، الحاقیه می‌تواند راه‌حل مناسبی باشد. با این حال، در صورتی که مبلغ ودیعه، اجاره‌بها، نحوه پرداخت، مسئولیت تعمیرات یا تعداد استفاده‌کنندگان تغییر کرده باشد، تنظیم قرارداد جدید معمولاً شفاف‌تر است. در هر دو حالت، امضای موجر و مستأجر ضروری است و بهتر است دو شاهد نیز ذیل سند را امضا کنند.
تمدید قرارداد به معنی ادامه خودکار اجاره در همه شرایط نیست. پایان مدت اجاره، اصل رابطه قراردادی را از نظر زمانی خاتمه می‌دهد؛ بنابراین ادامه حضور مستأجر باید بر مبنای توافق تازه یا قرائن قابل اثبات باشد. دریافت وجه از سوی موجر ممکن است در برخی اختلافات به عنوان نشانه ادامه رابطه بررسی شود، اما به تنهایی همیشه تمام جزئیات توافق را ثابت نمی‌کند.
برای جلوگیری از ابهام، قرارداد تمدیدی باید اطلاعاتی کامل و دقیق داشته باشد. مشخصات طرفین را مطابق مدارک هویتی درج کنید و در صورت وجود وکیل یا نماینده، حدود اختیار او را بررسی و در قرارداد ذکر کنید. مشخصات ملک نیز باید شامل نشانی کامل، شماره واحد، طبقه، پارکینگ، انباری و سایر متعلقات مورد اجاره باشد.
اگر مبلغ ودیعه یا اجاره‌بها تغییر می‌کند، مبلغ جدید را هم به عدد و هم به حروف بنویسید. درباره چک یا حواله نیز شماره، تاریخ، مبلغ و بانک صادرکننده را درج کنید. پرداخت نقدی بدون رسید می‌تواند در آینده موجب اختلاف شود؛ بهتر است تمام پرداخت‌ها از طریق حساب بانکی یا با رسید امضاشده انجام شود.
در حقوق ایران، اجاره باید دارای موضوع مشخص، مدت معین و عوض معلوم باشد. به همین دلیل، نوشتن عباراتی مانند «برای مدتی نامعلوم» یا «تا هر زمان که مستأجر بخواهد» می‌تواند زمینه اختلاف ایجاد کند. مدت تمدید باید دقیقاً با تاریخ روز، ماه و سال مشخص شود.
اگر در قرارداد جدید درباره مبلغ ودیعه توافق شده است، وضعیت مبلغ قبلی را روشن کنید. برای نمونه، باید مشخص شود که ودیعه قبلی نزد موجر باقی می‌ماند، به مبلغ جدید اضافه شده یا بخشی از آن به مستأجر پرداخت شده است. همچنین هنگام پایان اجاره، تحویل ملک و استرداد ودیعه بهتر است هم‌زمان و در برابر رسید انجام شود؛ مگر اینکه طرفین درباره ترتیب دیگری توافق کرده باشند.
موجر نمی‌تواند بدون توجه به مفاد قرارداد، مسئولیت همه تعمیرات را بر عهده مستأجر بگذارد. از طرف دیگر، مستأجر نیز نباید بدون اطلاع موجر تغییرات اساسی در ملک ایجاد کند. هرگونه توافق درباره بازسازی، نصب تجهیزات، تغییر دکوراسیون یا کسر هزینه‌ها از اجاره‌بها باید مکتوب باشد.
در تمدید اجاره‌نامه، به شرط‌های قرارداد قبلی نیز توجه کنید. اگر قرار است شرطی حذف یا اصلاح شود، این موضوع را صریحاً بنویسید. عبارت‌هایی مانند «سایر مفاد قرارداد قبلی به قوت خود باقی است» باید فقط زمانی استفاده شود که طرفین واقعاً قصد حفظ همه شروط قبلی را داشته باشند.
نمونه متن تمدید قرارداد اجاره باید با وضعیت واقعی ملک و توافق طرفین هماهنگ شود. متن زیر یک نمونه عمومی است و پیش از امضا باید مشخصات، مبالغ، تاریخ‌ها و شروط آن با دقت تکمیل شود:
«این توافق‌نامه در تاریخ .......... میان آقای/خانم .......... فرزند .......... به شماره ملی .......... به نشانی .......... به عنوان موجر و آقای/خانم .......... فرزند .......... به شماره ملی .......... به نشانی .......... به عنوان مستأجر، درباره تمدید اجاره ملک واقع در نشانی .......... تنظیم شد.
با توجه به قرارداد اجاره مورخ ..........، طرفین توافق کردند مدت اجاره ملک مذکور از تاریخ .......... تا تاریخ .......... تمدید شود. مبلغ ودیعه برابر با .......... ریال و اجاره‌بهای ماهانه برابر با .......... ریال تعیین شد که مستأجر متعهد است آن را حداکثر تا روز .......... هر ماه از طریق .......... پرداخت کند.
مبلغ ودیعه قرارداد قبلی به مبلغ .......... ریال نزد موجر باقی می‌ماند و مبلغ .......... ریال به آن اضافه/از آن کسر شد. موجر متعهد است در پایان مدت اجاره و پس از تحویل ملک، تسویه قبوض و تعیین تکلیف خسارت‌های احتمالی، مبلغ ودیعه را مطابق توافق طرفین به مستأجر مسترد کند.
هزینه مصرف آب، برق، گاز، تلفن و شارژ ساختمان بر عهده .......... است. تعمیرات اساسی و مربوط به اصل بنا بر عهده موجر و تعمیرات جزئی ناشی از استفاده متعارف بر عهده مستأجر خواهد بود، مگر آنکه طرفین به صورت کتبی توافق دیگری داشته باشند. مستأجر متعهد است ملک را صرفاً برای .......... استفاده کند و بدون رضایت کتبی موجر، آن را به غیر واگذار نکند.
در پایان مدت، مستأجر مکلف است ملک و متعلقات آن را در وضعیت متعارف و مطابق صورت‌جلسه تحویل دهد. این توافق‌نامه در .......... نسخه متحدالمتن تنظیم و هر نسخه دارای اعتبار یکسان است و به امضای طرفین و شهود رسید.»
برای تنظیم تمدید، اصل یا تصویر قرارداد قبلی، مدارک هویتی طرفین، سند یا مدرک مالکیت موجر، اطلاعات دقیق ملک و رسیدهای پرداخت را آماده کنید. اگر موجر مالک رسمی نیست، باید سمت و اختیار قانونی او برای اجاره دادن ملک روشن باشد. در امضای قرارداد توسط وکیل، قیم، ولی یا نماینده شرکت، بررسی مدرک نمایندگی اهمیت زیادی دارد.
قرارداد را در چند نسخه یکسان تهیه کنید و همه صفحات را طرفین امضا یا پاراف کنند. از سفیدامضا کردن برگه‌ها خودداری شود. در صورت وجود اصلاح یا خط‌خوردگی، تغییرات باید کنار همان بخش به امضای طرفین برسد. نگهداری تصویر خوانا از قرارداد، رسید ودیعه، رسید اجاره‌بها و صورت‌جلسه تحویل می‌تواند در اثبات حقوق هر دو طرف مؤثر باشد.
اگر قرارداد از طریق سامانه یا دفتر مشاور املاک تنظیم می‌شود، اطلاعات ثبت‌شده را پیش از تأیید نهایی بررسی کنید. ثبت نادرست مبلغ، تاریخ یا مشخصات ملک ممکن است در آینده مشکل‌ساز شود. مهم‌تر از قالب قرارداد، روشن بودن اراده طرفین و امکان اثبات مفاد توافق است.
هیچ‌یک از طرفین را نمی‌توان بدون توافق، مجبور به تمدید قرارداد کرد؛ مگر اینکه تعهد خاصی در قرارداد قبلی یا قانون وجود داشته باشد. اگر موجر با ادامه اجاره موافق نیست، مستأجر باید برای تخلیه در پایان مدت و دریافت ودیعه برنامه‌ریزی کند. اگر مستأجر پس از پایان مدت ملک را تخلیه نکند، موجر می‌تواند از مسیر قانونی مناسب برای تخلیه اقدام کند.
در مقابل، اگر موجر از تحویل گرفتن ملک یا بازگرداندن ودیعه خودداری کند، مستأجر باید ابتدا اظهارنامه یا مطالبه کتبی قابل اثبات ارسال کند و آمادگی خود را برای تحویل ملک اعلام نماید. نگهداری کلید، عکس وضعیت ملک، رسید تسویه قبوض و صورت‌جلسه تحویل، از اقدامات عملی مهم در این وضعیت است.
مرجع رسیدگی به اختلاف، با توجه به نوع خواسته، مبلغ مطالبه، وجود یا نبود سند رسمی و شرایط پرونده تعیین می‌شود. تخلیه، مطالبه ودیعه، مطالبه اجاره‌بهای معوق و مطالبه خسارت ممکن است مسیرهای متفاوتی داشته باشند. بنابراین پیش از اقدام، قرارداد و مدارک پرداخت را بررسی کنید و از طرح خواسته نادرست یا ناقص خودداری شود.
در بسیاری از موارد، توافق کتبی عادی با امضای طرفین می‌تواند رابطه اجاره را اثبات کند؛ اما در شرایط خاص، تنظیم سند رسمی یا ثبت قرارداد مزایای اثباتی بیشتری دارد. انتخاب روش مناسب به نوع ملک، خواسته طرفین و شرایط قرارداد بستگی دارد.
دریافت اجاره‌بها می‌تواند یکی از قرائن ادامه رابطه قراردادی باشد، اما درباره مدت، مبلغ و سایر شروط، ممکن است اختلاف ایجاد شود. به همین دلیل، توافق شفاهی یا پرداخت‌های بدون توضیح جایگزین قرارداد مکتوب دقیق نیست.
بله، افزایش یا کاهش ودیعه با توافق طرفین امکان‌پذیر است. مبلغ قبلی، مبلغ جدید و نحوه تسویه باید صریحاً در قرارداد نوشته شود تا مشخص باشد چه مقدار وجه نزد موجر باقی مانده است.
امضای شاهد در همه قراردادهای عادی شرط ایجاد اجاره نیست، اما حضور شاهد و امضای او می‌تواند در اثبات وقوع توافق و مفاد آن کمک‌کننده باشد. بهتر است شاهد مشخصات کامل خود را درج و همه صفحات را امضا کند.
استفاده از تاریخ‌های مبهم، تعیین نکردن مبلغ دقیق، بی‌توجهی به وضعیت ودیعه، حذف شروط مهم قرارداد قبلی، امضای برگه ناقص و پرداخت بدون رسید از اشتباهات رایج است. همچنین نباید بدون بررسی اختیار موجر یا نماینده او قرارداد را امضا کرد.
تمدید اجاره‌نامه زمانی کم‌خطر و قابل استناد است که پیش از پایان مدت، با رضایت روشن طرفین و به صورت مکتوب انجام شود. متن تمدید قرارداد اجاره باید مدت دقیق، مبلغ ودیعه، اجاره‌بها، شیوه پرداخت، مسئولیت هزینه‌ها، وضعیت تعمیرات و نحوه تخلیه را مشخص کند. تهیه نسخه‌های یکسان، امضای تمام صفحات، نگهداری رسیدها و تنظیم صورت‌جلسه تحویل نیز اهمیت زیادی دارد. در صورت اختلاف، بهتر است ابتدا مدارک و مفاد قرارداد بررسی و سپس متناسب با نوع خواسته از مسیر قانونی مناسب اقدام شود.