بیمه اعضای هیئت مدیره زمانی الزامی است که عضو هیئت مدیره علاوه بر سمت مدیریتی، در شرکت به‌صورت واقعی و مستمر کار کند و در برابر دریافت مزد یا حقوق، تابع دستور و نظارت شرکت باشد؛ صرف عضویت در هیئت مدیره به‌تنهایی همیشه موجب ایجاد رابطه بیمه‌ای نمی‌شود. در موضوع بیمه اعضای هیئت مدیره باید میان «عضویت در هیئت مدیره»، «مدیریت اجرایی» و «اشتغال واقعی» تفاوت گذاشت تا شرکت با مطالبه حق بیمه یا جریمه غیرمنتظره روبه‌رو نشود.
برای مثال، شخصی را تصور کنید که عضو هیئت مدیره یک شرکت است و هم‌زمان هر روز در شرکت حاضر می‌شود، امور مالی را انجام می‌دهد، از مدیرعامل دستور می‌گیرد و ماهانه مبلغ مشخصی دریافت می‌کند. در این وضعیت، احتمال شمول مقررات تأمین اجتماعی نسبت به او جدی است. اما اگر فرد فقط در جلسات هیئت مدیره شرکت کند، حق امضا داشته باشد و بابت عضویت خود حق‌الجلسه دریافت کند، تحلیل موضوع متفاوت خواهد بود.
پاسخ به این پرسش به واقعیت رابطه کاری بستگی دارد، نه فقط عنوانی که در اساسنامه یا صورت‌جلسه شرکت نوشته شده است. قانون تأمین اجتماعی، کارگر را شخصی می‌داند که در برابر دریافت حق‌السعی، به درخواست کارفرما کار می‌کند. بنابراین هرگاه عضو هیئت مدیره در عمل مانند یک کارمند یا مدیر اجرایی برای شرکت فعالیت کند، دریافت حقوق داشته باشد و فعالیت او مستمر و قابل اثبات باشد، شرکت باید وضعیت بیمه‌ای او را بررسی و در صورت وجود شرایط قانونی، نام او را در فهرست بیمه درج کند.
عضو غیرموظف هیئت مدیره که تنها در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی شرکت می‌کند، معمولاً رابطه کارگری و کارفرمایی به معنای متعارف ندارد. حق‌الجلسه یا پاداشی که به چنین فردی پرداخت می‌شود، به‌تنهایی دلیل قطعی برای ایجاد رابطه بیمه‌ای نیست. با این حال، عنوان غیرموظف نیز به‌تنهایی کافی نیست؛ اگر اسناد مالی، حضور و غیاب یا عملکرد واقعی شخص نشان دهد که او به‌طور مستمر در شرکت کار می‌کند، سازمان تأمین اجتماعی می‌تواند رابطه کاری را بررسی کند.
عضو موظف هیئت مدیره معمولاً علاوه بر عضویت، مسئولیت اجرایی مشخصی مانند مدیر مالی، مدیر فروش یا مدیر اداری دارد. در این حالت باید قرارداد، شرح وظایف، مبلغ حقوق، نحوه پرداخت و سوابق حضور او به‌صورت منظم نگهداری شود. بیمه چنین فردی بر اساس رابطه کاری واقعی و دستمزد مشمول بیمه بررسی می‌شود.
عضو غیرموظف معمولاً وظیفه روزانه اجرایی ندارد و در ازای حضور در جلسات یا انجام وظایف نظارتی، حق‌الجلسه یا مبلغی دریافت می‌کند. این مبلغ را نباید بدون بررسی ماهیت پرداخت، حقوق ماهانه تلقی کرد. ثبت صحیح مصوبات، صورت‌جلسات، قراردادهای احتمالی و اسناد پرداخت برای جلوگیری از اختلاف اهمیت زیادی دارد.
مدیرعامل وضعیت خاصی دارد. مدیرعامل ممکن است عضو هیئت مدیره باشد یا نباشد، اما اگر در شرکت به‌صورت واقعی و تمام‌وقت یا مستمر فعالیت کند، دریافت حقوق داشته باشد و رابطه او با شرکت از نظر بیمه‌ای قابل احراز باشد، امکان شمول بیمه وجود دارد. از سوی دیگر، مدیرعامل شرکت نمی‌تواند صرفاً با استناد به عنوان خود، از بررسی رابطه کاری معاف شود. تشخیص نهایی بر پایه مدارک و نحوه واقعی فعالیت انجام می‌شود.
در ارزیابی بیمه اعضای هیئت مدیره، مجموعه‌ای از نشانه‌ها در کنار یکدیگر بررسی می‌شود. هیچ‌کدام از این موارد به‌تنهایی همیشه نتیجه قطعی ایجاد نمی‌کند، اما جمع آن‌ها می‌تواند رابطه کاری را اثبات کند:
در مقابل، صورت‌جلسات محدود هیئت مدیره، دریافت حق‌الجلسه، نداشتن حضور روزانه و نبود وظیفه اجرایی، از عواملی هستند که می‌توانند به نفع غیرمشمول بودن فرد مورد استناد قرار گیرند. البته شرکت نباید برای فرار از بیمه، عنوان صوری «غیرموظف» ایجاد کند؛ زیرا در رسیدگی‌های بیمه‌ای، واقعیت بر عنوان قراردادی مقدم است.
حق بیمه معمولاً بر مبنای دستمزد و مزایای مشمول بیمه محاسبه می‌شود. سهمی از حق بیمه بر عهده بیمه‌شده و سهم اصلی بر عهده کارفرماست و پرداخت آن باید همراه با ارسال فهرست کارکنان در مهلت مقرر انجام شود. نرخ‌ها، حداقل دستمزد، مزایای مشمول و مقررات مربوط به موارد خاص ممکن است تغییر کند؛ بنابراین شرکت باید محاسبه را بر اساس مقررات همان سال و اطلاعات ثبت‌شده در سامانه سازمان انجام دهد.
شرکت مکلف است برای شخصی که رابطه کاری او احراز شده، سابقه بیمه را از زمان شروع اشتغال واقعی پیگیری کند. خودداری از ارسال فهرست، ارسال ناقص دستمزد یا اعلام نکردن نام فرد می‌تواند موجب مطالبه اصل حق بیمه، خسارت تأخیر و جرایم قانونی شود. در صورت بازرسی، شرکت باید قراردادها، فیش‌های پرداختی، اسناد بانکی، صورت‌جلسات، دفاتر قانونی و مدارک حضور و غیاب را ارائه کند.
در بیمه اعضای هیئت مدیره، پرداخت حق‌الجلسه با حقوق ثابت تفاوت دارد و نمی‌توان برای همه شرکت‌ها نسخه یکسانی ارائه کرد. اگر پرداختی در واقع پوشش حقوق ماهانه باشد، نام‌گذاری آن به‌عنوان حق‌الجلسه مانع مطالبه حق بیمه نخواهد شد. برعکس، اگر پرداخت واقعاً بابت حضور محدود در جلسات باشد و رابطه استخدامی وجود نداشته باشد، باید مستندات آن به‌درستی تنظیم شود.
شرکت و عضو هیئت مدیره باید مدارک را به‌گونه‌ای نگهداری کنند که نقش و رابطه واقعی فرد روشن باشد. مهم‌ترین مدارک عبارت‌اند از:
تنظیم قرارداد پس از شروع اختلاف، حذف اسناد یا صدور صورت‌جلسه‌های کلی می‌تواند ارزش دفاعی مدارک را کاهش دهد. بهتر است شرکت از ابتدای فعالیت، وضعیت هر عضو را به‌صورت روشن تعیین کند و میان حق‌الجلسه، حقوق مدیریت اجرایی، پاداش و سود سهام تفکیک حسابداری و قراردادی ایجاد کند.
اگر سازمان تأمین اجتماعی پس از بازرسی، برای شرکت یا عضو هیئت مدیره بدهی بیمه‌ای تعیین کند، نخست باید برگ مطالبه، گزارش بازرسی و مبنای محاسبه بررسی شود. گاهی اختلاف ناشی از اشتباه در نام، دوره زمانی، مبلغ دستمزد یا تشخیص نادرست رابطه کاری است. در چنین شرایطی، شرکت باید در مهلت قانونی درج‌شده در ابلاغیه، اعتراض خود را به شعبه یا مرجع مربوط ارائه کند.
اعتراض باید مستند باشد و صرف ادعای «عضو هیئت مدیره کارمند نبوده است» معمولاً کافی نیست. در متن اعتراض باید دقیقاً توضیح داده شود که فرد چه سمتی داشته، چند روز در شرکت حضور پیدا می‌کرده، آیا حقوق ثابت می‌گرفته یا حق‌الجلسه، چه کسی به او دستور می‌داده و چه اسنادی این موضوع را اثبات می‌کند. اگر اعتراض در مرحله اداری پذیرفته نشود، امکان پیگیری در مراجع حل اختلاف پیش‌بینی‌شده برای مطالبات تأمین اجتماعی وجود دارد.
در پرونده‌های پیچیده، بررسی هم‌زمان اسناد ثبتی، حسابداری و بیمه‌ای ضروری است. گاهی یک صورت‌جلسه که در آن عضو هیئت مدیره «موظف» معرفی شده، با ادعای شرکت درباره غیرموظف بودن او تعارض دارد. پیش از اعتراض، باید همه مدارک با یکدیگر تطبیق داده شوند.
خیر. سهامداری به‌تنهایی رابطه استخدامی ایجاد نمی‌کند. اگر سهامدار عضو هیئت مدیره باشد اما کار اجرایی مستمر انجام ندهد و حقوق دریافت نکند، وضعیت او با کارمند شرکت متفاوت است. اگر همان شخص در شرکت به‌صورت واقعی کار کند و حقوق بگیرد، موضوع باید بر اساس رابطه کاری بررسی شود.
خیر، پاسخ مطلق برای همه مدیرعامل‌ها وجود ندارد؛ اما مدیرعاملی که فعالیت اجرایی مستمر، حقوق مشخص و رابطه کاری قابل اثبات دارد، معمولاً در معرض شمول مقررات بیمه قرار می‌گیرد. مدارک شرکت و نحوه واقعی اداره امور تعیین‌کننده است.
حق‌الجلسه به‌خودی‌خود همیشه معادل حقوق مشمول بیمه نیست. باید بررسی شود که پرداخت فقط بابت حضور در جلسات بوده یا در عمل جایگزین حقوق ثابت و مستمر شده است. اسناد پرداخت و محتوای فعالیت فرد اهمیت زیادی دارد.
در صورت احراز رابطه کاری، سازمان می‌تواند حق بیمه دوره مورد رسیدگی و خسارت‌های قانونی مربوط را مطالبه کند. دامنه مطالبه به اسناد، گزارش بازرسی و مقررات قابل اعمال بستگی دارد. شرکت باید پیش از هر اقدام، سوابق پرداخت و زمان واقعی شروع فعالیت را بررسی کند.
خیر. عنوان قرارداد تعیین‌کننده نهایی نیست. اگر مشاور در عمل هر روز در شرکت حضور داشته باشد، از مدیران دستور بگیرد و حقوق ثابت دریافت کند، ممکن است رابطه واقعی او استخدامی تشخیص داده شود. استقلال کاری، موضوع پروژه، نحوه پرداخت و نبود تبعیت سازمانی باید قابل اثبات باشد.
شرکت باید وضعیت هر عضو را پیش از شروع همکاری مشخص کند، قرارداد متناسب تنظیم نماید، پرداخت‌ها را از مسیر بانکی و حسابداری شفاف انجام دهد و مدارک حضور و شرح وظایف را نگهداری کند. بررسی دوره‌ای پرونده بیمه‌ای توسط متخصص نیز از انباشته شدن بدهی جلوگیری می‌کند.
بیمه اعضای هیئت مدیره بر اساس عنوان ثبتی فرد تعیین نمی‌شود، بلکه نحوه واقعی فعالیت، میزان تبعیت، دریافت حقوق و وجود وظایف اجرایی اهمیت دارد. عضو غیرموظف و صرفاً ناظر با مدیرعامل یا عضو موظف شرایط یکسانی ندارد. شرکت باید میان حق‌الجلسه، حقوق، پاداش و سود سهام تفکیک ایجاد کند و برای هر پرداخت، سند روشن داشته باشد.
اگر سازمان تأمین اجتماعی مطالبه‌ای صادر کرده است، مهلت اعتراض مندرج در ابلاغیه را از دست ندهید و مدارک ثبتی، مالی، قراردادی و بیمه‌ای را همراه با توضیح دقیق ارائه کنید. اقدام پیشگیرانه و تنظیم صحیح اسناد، معمولاً کم‌هزینه‌تر از دفاع پس از صدور بدهی و جرایم خواهد بود.