نمونه قرارداد ثبت شرکت
اگر قصد دارید امور تأسیس و ثبت یک شرکت را به شخص یا مؤسسهای بسپارید، نمونه قرارداد ثبت شرکت باید حدود خدمات، هزینهها، زمانبندی، مسئولیتها و شیوه تحویل مدارک را روشن کند. استفاده از نمونه قرارداد ثبت شرکت به شما کمک میکند پیش از پرداخت وجه یا امضای وکالتنامه، تعهدات مجری و حقوق خود را دقیق بشناسید. سناریوی رایج این است که متقاضی پس از پرداخت هزینه، متوجه میشود ثبت نام شرکت، تهیه اساسنامه، پیگیری نقص پرونده یا دریافت آگهیها در قرارداد پیشبینی نشده است؛ در نتیجه، اختلاف درباره هزینههای اضافی و مسئولیت تأخیر شکل میگیرد.
قرارداد ثبت شرکت چه کاربردی دارد؟
این قرارداد معمولاً میان متقاضیان تأسیس شرکت و شخص حقیقی یا حقوقی ارائهدهنده خدمات ثبتی تنظیم میشود. موضوع آن میتواند فقط انجام اقدامات اداری برای ثبت شرکت باشد یا خدمات گستردهتری مانند مشاوره انتخاب قالب شرکت، تهیه مدارک، تنظیم اوراق، پیگیری پرونده، رفع نقص، دریافت آگهی تأسیس و انجام تغییرات اولیه را نیز در بر بگیرد.
قرارداد خدمات ثبت، جایگزین اسناد رسمی و قانونی شرکت نیست. اساسنامه، شرکتنامه، تقاضانامه، صورتجلسهها و آگهیهای صادرشده، هرکدام آثار حقوقی جداگانه دارند. قرارداد با مجری خدمات فقط رابطه میان سفارشدهنده و مجری را مشخص میکند و نباید با اسناد تأسیس شرکت اشتباه گرفته شود.
مهمترین فایده این توافق، جلوگیری از ابهام است. اگر در قرارداد نوشته شود «انجام کلیه امور ثبت شرکت»، این عبارت بهتنهایی کافی نیست؛ زیرا مشخص نمیکند هزینه آگهی، حقالثبت، اصلاح مدارک، پاسخ به اخطار نقص و دریافت نسخههای نهایی بر عهده چه کسی است.
اطلاعات ضروری طرفین قرارداد
در ابتدای قرارداد باید مشخصات کامل سفارشدهنده و مجری درج شود. برای شخص حقیقی، نام و نام خانوادگی، کد ملی، نشانی، شماره تماس و کدپستی اهمیت دارد. برای شخص حقوقی، نام شرکت، شماره ثبت، شناسه ملی، نشانی قانونی و مشخصات نماینده مجاز باید نوشته شود. اگر قرارداد توسط وکیل یا نماینده امضا میشود، سمت و مستند اختیار او نیز باید روشن باشد.
چنانچه چند نفر قصد تأسیس شرکت دارند، بهتر است همه اشخاص ذینفع در قرارداد معرفی شوند یا یک نماینده رسمی با اختیار مشخص تعیین کنند. در غیر این صورت، ممکن است یکی از شرکا ادعا کند از هزینهها، قالب انتخابشده یا موضوع فعالیت اطلاع نداشته است.
نشانی طرفین فقط یک اطلاعات تشریفاتی نیست. ارسال اخطار، مطالبه وجه، اعلام فسخ و ابلاغ مکاتبات قراردادی میتواند بر اساس همین نشانی انجام شود. بنابراین، هرگونه تغییر نشانی باید در مدت معقول و به شکل قابل اثبات به طرف مقابل اطلاع داده شود.
موضوع و محدوده خدمات
در نمونه قرارداد ثبت شرکت، موضوع خدمات باید بهصورت جزئی و قابل اندازهگیری نوشته شود. برای مثال، مجری میتواند متعهد شود درباره انتخاب قالب مناسب مشاوره دهد، مدارک هویتی را بررسی کند، نامهای پیشنهادی را ثبت و پیگیری کند، اوراق لازم را آماده کند و پرونده را تا مرحله صدور آگهی تأسیس پیگیری نماید.
اگر سفارشدهنده خدماتی مانند دریافت کد اقتصادی، تشکیل پرونده مالیاتی، اخذ مجوز تخصصی، تنظیم قرارداد اجاره محل شرکت یا ثبت تغییرات بعدی را میخواهد، این موارد باید جداگانه در قرارداد ذکر شود. سکوت قرارداد درباره این خدمات، بهطور معمول به معنای تعهد قطعی مجری برای انجام آنها نیست.
- تعیین قالب شرکت، مانند شرکت با مسئولیت محدود یا شرکت سهامی خاص، با توجه به نیاز متقاضی؛
- بررسی مدارک هویتی و اطلاعات اعضا، شرکا، مدیران و بازرسان؛
- تهیه یا تکمیل اساسنامه، شرکتنامه، تقاضانامه و صورتجلسههای لازم؛
- ثبت و پیگیری درخواست در مرجع مربوط و پاسخگویی به اخطارهای احتمالی؛
- تحویل آگهی تأسیس، نسخه مدارک و رسیدهای مرتبط به سفارشدهنده.
در متن قرارداد بهتر است تصریح شود که تصمیمهای مربوط به سرمایه، درصد سهمالشرکه، اعضای هیئتمدیره، صاحبان امضا و موضوع فعالیت با سفارشدهنده است؛ مگر اینکه اختیار مشخصی برای تصمیمگیری به مجری داده شده باشد. مجری خدمات ثبتی نباید بدون اجازه روشن، اطلاعات اساسی شرکت را تغییر دهد.
الگوی عملی تنظیم قرارداد خدمات
برای تنظیم نمونه قرارداد ثبت شرکت، میتوان ساختار زیر را مبنا قرار داد و آن را بر اساس وضعیت اشخاص و نوع خدمت تکمیل کرد. عنوان قرارداد، تاریخ، مشخصات طرفین و مقدمه باید در ابتدای سند بیاید و سپس موضوع، مبلغ و تعهدات به ترتیب درج شود.
موضوع قرارداد: انجام اقدامات اداری و ثبتی برای تأسیس شرکت با قالب مورد توافق، موضوع فعالیت مشخص و اطلاعاتی که سفارشدهنده در اختیار مجری قرار میدهد.
مدت قرارداد: از تاریخ امضا آغاز میشود و تا انجام تعهدات تعیینشده ادامه دارد. اگر صدور مجوز، تأیید نام، تکمیل مدارک یا تصمیم مرجع ثبت خارج از اختیار مجری باشد، این موضوع باید در بخش مدت و تأخیرها ذکر شود.
مبلغ و هزینهها: مبلغ حقالزحمه مجری باید جدا از هزینههای دولتی، آگهی، پست، تهیه مدارک، گواهی امضا و هزینههای احتمالی اصلاح پرونده درج شود. نحوه پرداخت، شماره حساب، زمان پرداخت هر قسط و وضعیت استرداد وجه در صورت انصراف نیز باید مشخص باشد.
تعهدات مجری: مجری باید مدارک دریافتی را با دقت بررسی کند، اقدامات توافقشده را در زمان متعارف انجام دهد، وضعیت پرونده را اطلاعرسانی کند و اسناد و اطلاعات متقاضی را محرمانه نگه دارد.
تعهدات سفارشدهنده: سفارشدهنده مکلف است اطلاعات درست ارائه دهد، مدارک معتبر و خوانا تحویل دهد، برای امضا یا احراز هویت در زمان لازم حاضر شود و هزینههایی را که طبق قرارداد بر عهده اوست، پرداخت کند.
تحویل مدارک: فهرست مدارک نهایی باید دقیق باشد؛ برای مثال، آگهی تأسیس، اساسنامه، شرکتنامه، تقاضانامه، صورتجلسهها و رسیدهای پرداخت. بهتر است تحویل با رسید کتبی یا پیام قابل استناد انجام شود.
هزینه، زمان و مسئولیت تأخیر
هزینه ثبت شرکت عدد ثابتی برای همه پروندهها نیست و با توجه به قالب شرکت، میزان سرمایه، تعداد اعضا، موضوع فعالیت، نیاز به مجوز، هزینه انتشار آگهی و خدمات انتخابی تغییر میکند. بنابراین، درج عبارتهایی مانند «هزینهها طبق تعرفه روز» بدون تعیین روش محاسبه، میتواند زمینه اختلاف ایجاد کند.
در قرارداد باید روشن شود کدام هزینهها داخل حقالزحمه است و کدام مبالغ جداگانه دریافت میشود. همچنین دریافت وجه اضافی باید منوط به اطلاع و تأیید سفارشدهنده باشد. پرداخت نقدی بدون رسید یا واریز به حسابی که ارتباطی با طرف قرارداد ندارد، اثبات توافق را دشوار میکند.
زمان انجام کار نیز باید واقعبینانه تعیین شود. تأخیر ممکن است به علت ناقص بودن مدارک، رد نام پیشنهادی، نیاز به مجوز، ایراد در موضوع فعالیت یا اختلال سامانه رخ دهد. قرارداد باید میان تأخیر ناشی از قصور مجری و تأخیر ناشی از عوامل خارج از اختیار او تفاوت بگذارد. برای تأخیر قابل انتساب به مجری میتوان وجه التزام معقول تعیین کرد.
فسخ، محرمانگی و حل اختلاف
شرایط پایان قرارداد باید شفاف باشد. برای مثال، در صورت عدم شروع کار در مهلت مقرر، خودداری از ارائه گزارش، دریافت وجه و انجام ندادن تعهد اصلی یا نقض محرمانگی، سفارشدهنده میتواند حق فسخ داشته باشد. در مقابل، اگر سفارشدهنده مدارک لازم را ارائه نکند یا اطلاعات نادرست بدهد، مجری نیز باید امکان تعلیق یا خاتمه قرارداد را طبق ضوابط توافقشده داشته باشد.
محرمانگی درباره مدارک هویتی، اطلاعات مالی، ترکیب شرکا، ایده تجاری و اسناد شرکت اهمیت زیادی دارد. بهتر است استفاده از اطلاعات برای تبلیغات، انتقال مدارک به اشخاص دیگر یا نگهداری کپی اسناد پس از پایان کار، تابع اجازه مشخص سفارشدهنده باشد.
در اختلافات، ابتدا میتوان مذاکره و مهلت کوتاه برای اصلاح یا تکمیل تعهد را پیشبینی کرد. اگر اختلاف حل نشد، مرجع صالح قضایی یا داور مشخص، همراه با شیوه انتخاب داور و محل رسیدگی، باید در قرارداد تعیین شود. شرط مبهم درباره داوری ممکن است خود باعث اختلاف تازه شود.
مدارک مورد نیاز برای شروع کار
مدارک دقیق به قالب شرکت و موضوع فعالیت بستگی دارد، اما معمولاً تصویر مدارک هویتی اعضا، مدیران و بازرسان، نشانی و کدپستی محل شرکت، اطلاعات سرمایه و سهم هر شخص، موضوع فعالیت و نامهای پیشنهادی لازم است. در برخی فعالیتها، مجوز مرجع تخصصی یا مدرک مربوط به محل فعالیت نیز مطالبه میشود.
- تصویر خوانای کارت ملی و شناسنامه اشخاص مرتبط؛
- شماره تماس و نشانی دقیق برای ثبت اطلاعات؛
- تعیین میزان سرمایه و سهم هر شریک یا سهامدار؛
- مشخصات مدیران، اعضای هیئتمدیره و بازرسان در صورت نیاز؛
- مجوز فعالیت، در صورتی که موضوع انتخابشده نیازمند مجوز باشد.
پیش از امضا، باید اصل مدارک و نسخههای ارسالی با اطلاعات درجشده در قرارداد تطبیق داده شود. همچنین متقاضی نباید برگههای سفید، صورتجلسههای ناقص یا وکالتنامههای بدون حدود اختیار را امضا کند.
پرسشهای متداول
آیا برای ثبت شرکت حتماً باید قرارداد خدمات تنظیم شود؟
خیر. اشخاص میتوانند امور ثبت را شخصاً پیگیری کنند یا از خدمات متخصص استفاده کنند. با این حال، هرگاه انجام کار به دیگری سپرده میشود، قرارداد کتبی برای تعیین تعهدات، مبلغ، مدارک و مسئولیتها بسیار مفید است.
آیا مجری ثبت شرکت مسئول تأیید نام و صدور آگهی است؟
مجری میتواند مراحل اداری را پیگیری کند، اما تصمیم نهایی درباره نام، موضوع فعالیت و پذیرش مدارک با مرجع قانونی مربوط است. در قرارداد باید تعهد مجری به «پیگیری و انجام اقدامات متعارف» از تضمین قطعی نتیجه تفکیک شود.
اگر اطلاعات ارائهشده اشتباه باشد، مسئولیت با چه کسی است؟
مسئولیت صحت اطلاعاتی که سفارشدهنده ارائه میکند، اصولاً متوجه ارائهدهنده اطلاعات است؛ مگر اینکه مجری نیز در بررسی یا درج آن مرتکب قصور شود. بهتر است فرایند تأیید نهایی اطلاعات پیش از ارسال پرونده در قرارداد پیشبینی شود.
آیا میتوان پس از امضا، خدمات جدیدی به قرارداد اضافه کرد؟
بله، با تنظیم الحاقیه کتبی که در آن خدمت جدید، مبلغ، زمان انجام و مسئولیت طرفین مشخص باشد. توافق شفاهی درباره خدمات اضافی در زمان اختلاف، معمولاً اثبات دشوارتری دارد.
چگونه از سوءاستفاده از مدارک جلوگیری کنیم؟
مدارک را فقط برای هدف مشخص تحویل دهید، رسید بگیرید، حدود استفاده از اطلاعات را در قرارداد بنویسید و از امضای اسناد سفید یا فاقد تاریخ خودداری کنید. نگهداری نسخهای از تمام اسناد و مکاتبات نیز ضروری است.
جمع بندی
یک نمونه قرارداد ثبت شرکت زمانی کاربردی و مطمئن است که فقط به عنوان کلی خدمات اکتفا نکند و موضوع کار، مدارک، هزینهها، زمان، مسئولیت تأخیر، محرمانگی، تحویل اسناد و شیوه پایان قرارداد را مشخص سازد. پیش از امضا، قالب شرکت و موضوع فعالیت را با نیاز واقعی کسبوکار تطبیق دهید، هزینههای دولتی را از حقالزحمه جدا کنید و برای هر پرداخت رسید بگیرید. اگر موضوع فعالیت تخصصی، سرمایه قابل توجه یا تعداد شرکای زیادی دارد، بررسی متن قرارداد و اسناد تأسیس توسط متخصص حقوق شرکتها میتواند از اختلافهای بعدی جلوگیری کند.