برای اجازه گرفتن کپی از وکالت نامه در دفترخانه، معمولا باید به همان دفترخانه‌ای مراجعه کنید که سند در آن تنظیم شده است و با ارائه کارت ملی و توضیح سمت خود، درخواست رونوشت یا تصویر گواهی‌شده سند را مطرح کنید. در موضوع اجازه گرفتن کپی از وکالت نامه در دفترخانه، اگر وکیل، موکل یا شخصی ذی‌نفع باشید، دفترخانه پس از بررسی هویت و ارتباط قانونی شما با سند، درباره تحویل رونوشت تصمیم می‌گیرد. برای مثال، اگر وکیل اصل وکالت‌نامه را گم کرده باشد و برای انجام امور بانکی یا اداری به آن نیاز داشته باشد، می‌تواند با مراجعه به دفترخانه تنظیم‌کننده سند، درخواست رونوشت رسمی یا تصویر مصدق کند.
وکالت‌نامه‌ای که در دفتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود، در سوابق دفترخانه و سامانه‌های مربوط به ثبت اسناد نگهداری می‌شود. بنابراین از بین رفتن نسخه‌ای که در اختیار موکل یا وکیل قرار داشته، معمولا به معنای از بین رفتن سابقه سند نیست. با این حال، تحویل کپی به هر شخصی بدون بررسی هویت و سمت قانونی او امکان‌پذیر نیست؛ زیرا وکالت‌نامه ممکن است شامل اطلاعات شخصی، مالی، ملکی و حدود اختیارات مهم باشد.
دفترخانه معمولا به موکل و وکیل، به عنوان اشخاص اصلی مرتبط با سند، امکان درخواست رونوشت یا تصویر گواهی‌شده را می‌دهد. اگر درخواست‌کننده شخص دیگری باشد، باید رابطه او با سند و دلیل قانونی دسترسی به اطلاعات را اثبات کند. برای نمونه، وارث موکل، نماینده قانونی شرکت، قیم، وصی یا مرجع قضایی ممکن است با ارائه مدارک لازم بتواند رونوشت دریافت کند. تشخیص نهایی با توجه به مقررات، محتوای سند و مدارک ارائه‌شده انجام می‌شود.
کپی ساده فقط یک تصویر معمولی از سند است و به‌تنهایی اعتبار اثباتی تصویر گواهی‌شده را ندارد. چنین کپی‌ای ممکن است برای مطالعه شخصی یا آماده‌سازی مدارک مفید باشد، اما بسیاری از بانک‌ها، ادارات، دادگاه‌ها و اشخاص طرف معامله، نسخه‌ای را می‌پذیرند که مطابقت آن با اصل یا سابقه رسمی گواهی شده باشد.
تصویر مصدق، نسخه‌ای از سند است که دفترخانه یا مرجع مجاز، مطابقت آن را با اصل یا سابقه موجود تأیید می‌کند. رونوشت رسمی نیز بازنویسی یا استخراج محتوای سند بر اساس سوابق دفترخانه است و ممکن است از نظر قالب با تصویر برابر اصل متفاوت باشد. هنگام مراجعه، بهتر است دقیقا اعلام کنید که نسخه را برای چه کاری می‌خواهید؛ زیرا اگر مقصد، دادگاه یا اداره خاصی باشد، نوع نسخه مورد قبول آن مرجع اهمیت دارد.
در اجازه گرفتن کپی از وکالت نامه در دفترخانه، بهتر است به جای درخواست کلی «کپی»، عبارت «رونوشت رسمی» یا «تصویر گواهی‌شده وکالت‌نامه» را مطرح کنید. اگر فقط برای اطلاع از مفاد سند مراجعه کرده‌اید، ممکن است تصویر عادی کافی باشد؛ اما برای ارائه به مرجع رسمی، نسخه گواهی‌شده معمولا مطمئن‌تر است.
برای جلوگیری از رفت‌وآمد اضافی، این مراحل را انجام دهید:
اگر سند در دفترخانه دیگری تنظیم شده یا دفترخانه تغییر محل داده باشد، باید از مسیر اداری مربوط برای شناسایی محل نگهداری سوابق اقدام کنید. در برخی موارد، دفترخانه جدید یا مرجع ثبتی مربوط می‌تواند درباره دسترسی به سوابق راهنمایی کند. بهتر است پیش از مراجعه حضوری، از طریق تماس با دفترخانه درباره امکان جست‌وجوی سند و مدارک مورد نیاز پرس‌وجو شود.
مدارک مورد نیاز به سمت درخواست‌کننده بستگی دارد، اما معمولا موارد زیر اهمیت دارد:
صرف نسبت خانوادگی همیشه برای دریافت تصویر سند کافی نیست. برای مثال، فرزند موکل متوفی ممکن است برای دریافت رونوشت به گواهی انحصار وراثت و مدارک هویتی نیاز داشته باشد. همچنین وکیل دادگستری یا نماینده قراردادی باید حدود اختیار خود را با وکالت‌نامه یا معرفی‌نامه معتبر اثبات کند.
هزینه صدور رونوشت، تصویر گواهی‌شده یا خدمات مرتبط با سند رسمی بر اساس تعرفه‌های قانونی و نوع خدمت تعیین می‌شود. مبلغ ثابت و همیشگی نمی‌توان برای همه وکالت‌نامه‌ها اعلام کرد؛ زیرا تعداد صفحات، نوع نسخه، خدمات ثبتی و تغییرات تعرفه‌ای می‌تواند در مبلغ نهایی مؤثر باشد. دفترخانه باید هزینه قابل پرداخت را پیش از صدور نسخه اعلام کند و پرداخت نیز باید از مسیر رسمی انجام شود.
درخواست‌های ساده، در صورت آماده بودن سابقه و احراز هویت، ممکن است در همان روز انجام شوند. اگر سند قدیمی باشد، شماره آن ناقص باشد، سوابق نیاز به بررسی داشته باشد یا دسترسی به پرونده به علت انتقال بایگانی دشوار باشد، زمان بیشتری لازم خواهد بود. بنابراین برای مراجعه به دادگاه یا انجام معامله، دریافت نسخه را به آخرین روز موکول نکنید.
در اجازه گرفتن کپی از وکالت نامه در دفترخانه، هزینه تنها عامل مهم نیست؛ نوع نسخه‌ای که مرجع مقصد قبول می‌کند نیز باید مشخص شود. ممکن است اداره‌ای تصویر برابر اصل بخواهد، در حالی که مرجع دیگری رونوشت رسمی یا نسخه دارای مهر و امضای دفترخانه را مطالبه کند.
نخست باید علت مخالفت را به طور دقیق بپرسید. گاهی مشکل، ناقص بودن مدارک هویتی، مشخص نبودن شماره سند، نداشتن سمت قانونی یا درخواست نسخه‌ای است که دفترخانه مجاز به تحویل آن به شخص مورد نظر نیست. در این حالت، تکمیل مدارک یا ارائه معرفی‌نامه می‌تواند مشکل را حل کند.
اگر معتقدید درخواست شما قانونی است و بدون توضیح کافی رد شده، درخواست خود را کتبی ارائه کنید و رسید دریافت نمایید. سپس می‌توانید برای راهنمایی و پیگیری اداری به واحد ثبتی مربوط یا اداره ثبت اسناد و املاک مراجعه کنید. در مواردی که موضوع فوری یا مرتبط با دعوای قضایی است، می‌توان از دادگاه رسیدگی‌کننده درخواست کرد دفترخانه را برای ارائه سابقه یا رونوشت مورد نیاز مکلف کند.
توجه داشته باشید که دفترخانه ممکن است از ارائه اطلاعاتی که ارتباطی با سمت شما ندارد یا حاوی اطلاعات محرمانه اشخاص دیگر است خودداری کند. این امتناع لزوما تخلف نیست و باید بر اساس علت، محتوای سند و مدارک شما ارزیابی شود.
در بسیاری از موارد، وکیل با ارائه مدرک هویتی و مشخصات سند می‌تواند برای دریافت رونوشت اقدام کند؛ زیرا یکی از طرفین مستقیم سند است. با این حال، دفترخانه باید هویت او و ارتباطش با وکالت‌نامه را احراز کند. اگر وکالت‌نامه عزل شده، منقضی شده یا حدود اختیار وکیل محل بحث باشد، ممکن است نوع اطلاعات قابل ارائه متفاوت شود.
شماره و تاریخ سند جست‌وجو را آسان می‌کند، اما در برخی موارد نام و مشخصات موکل یا وکیل و حدود زمانی تنظیم سند برای پیدا کردن سابقه کافی است. بهتر است هر اطلاعاتی مانند نام دفترخانه، تاریخ تقریبی، موضوع وکالت یا مشخصات طرفین را همراه داشته باشید.
بله. کپی برابر اصل بیشتر بر مطابقت تصویر ارائه‌شده با اصل تمرکز دارد، در حالی که رونوشت رسمی بر اساس سابقه رسمی سند تهیه و صادر می‌شود. پیش از پرداخت هزینه، از مرجع مقصد بپرسید کدام نسخه را می‌پذیرد تا نیاز به مراجعه دوباره ایجاد نشود.
برای اصل درخواست دریافت رونوشت از سابقه وکالت‌نامه، معمولا مهلت عمومی مشخصی مانند مهلت اعتراض وجود ندارد؛ اما اگر نسخه برای طرح دعوا، دفاع، اعتراض یا انجام معامله لازم است، مهلت همان اقدام اصلی باید رعایت شود. بنابراین نداشتن مهلت برای دریافت نسخه به معنای بی‌مهلت بودن دعوای مرتبط نیست.
ورثه باید سمت خود را با مدارک معتبر اثبات کنند و ممکن است دفترخانه درباره ضرورت و حدود دسترسی آنان بررسی بیشتری انجام دهد. ارائه کارت ملی، گواهی فوت و مدارک مربوط به وراثت می‌تواند برای شروع پیگیری لازم باشد، اما پذیرش نهایی به وضعیت سند و مقررات دسترسی به سوابق بستگی دارد.
مرجع اصلی، دفترخانه تنظیم‌کننده سند است؛ زیرا سابقه رسمی در آن دفترخانه نگهداری می‌شود. دفترخانه دیگری ممکن است نتواند مستقیما رونوشت صادر کند، مگر اینکه سوابق طبق فرآیند اداری به آن محل منتقل شده باشد یا مرجع ثبتی مربوط مسیر دیگری تعیین کرده باشد.
برای دریافت نسخه وکالت‌نامه، ابتدا دفترخانه تنظیم‌کننده سند را شناسایی و با مدارک هویتی و اسناد اثبات سمت به آن مراجعه کنید. درخواست خود را به صورت دقیق، یعنی کپی ساده، تصویر گواهی‌شده یا رونوشت رسمی، مطرح کنید. اگر سند مفقود شده باشد، معمولا می‌توان از سابقه موجود درخواست نسخه کرد؛ اما دسترسی اشخاص ثالث به علت حفظ محرمانگی و حقوق طرفین محدود است. در صورت مخالفت، علت را کتبی دریافت و در صورت نیاز از مرجع ثبتی یا قضایی صالح پیگیری کنید.