برای به نام زدن پلاک موتور، خریدار و فروشنده باید با مدارک هویتی، سند یا برگ مالکیت، بیمه‌نامه معتبر و مدارک مربوط به وسیله نقلیه به مرکز تعویض پلاک مراجعه کنند؛ سپس پس از احراز هویت، بررسی اصالت موتور، پرداخت دیون و هزینه‌های قانونی، پلاک جدید به نام مالک ثبت می‌شود. به نام زدن پلاک موتور با نوشتن قولنامه به‌تنهایی انجام نمی‌شود و ثبت رسمی مالکیت در فرایند قانونی تعویض پلاک اهمیت اصلی را دارد. اگر فروشنده پس از دریافت وجه برای انتقال پلاک همکاری نکند، خریدار باید ابتدا اظهارنامه رسمی ارسال و در صورت بی‌نتیجه بودن، الزام به فک پلاک یا الزام به انجام تعهدات قراردادی را از مرجع قضایی پیگیری کند.
برای مثال، شخصی را تصور کنید که یک موتورسیکلت را تحویل گرفته، وجه آن را کامل پرداخته و قولنامه نیز در اختیار دارد، اما فروشنده برای مراجعه به مرکز تعویض پلاک حاضر نمی‌شود. در این وضعیت، استفاده از موتور با پلاک فروشنده می‌تواند برای خریدار دردسر ایجاد کند؛ زیرا تخلفات، توقیف، تصادف یا حتی برخی جرایم ممکن است ابتدا به نام مالک ثبت‌شده پیگیری شود. بنابراین، انتقال پلاک باید در اولین فرصت انجام شود و مدارک پرداخت وجه، قرارداد و پیام‌های ردوبدل‌شده نیز حفظ شود.
پلاک وسیله نقلیه نشانه ثبت آن در سامانه راهور و ارتباط آن با مالک معرفی‌شده است، اما به‌تنهایی تمام ادله مالکیت را تشکیل نمی‌دهد. فاکتور فروش، سند کارخانه، برگ سبز یا سند مالکیت، قرارداد خرید، رسید پرداخت و مدارک تحویل نیز می‌توانند در اثبات معامله مؤثر باشند. با این حال، باقی ماندن پلاک به نام فروشنده باعث نمی‌شود خریدار از مسئولیت‌های عملی و اداری احتمالی در امان باشد.
قولنامه عادی می‌تواند وجود معامله و تعهد فروشنده را نشان دهد، اما جایگزین فرایند تعویض پلاک نیست. اگر موتور چند بار خرید و فروش شده باشد، زنجیره قراردادها باید بررسی شود تا مشخص شود فروشنده فعلی اختیار انتقال دارد. در مورد موتورسیکلت‌های فاقد سند، موتورهای توقیفی، دارای منع نقل‌وانتقال یا دارای سابقه سرقت، پیش از پرداخت کامل وجه باید استعلام و بررسی دقیق انجام شود.
در به نام زدن پلاک موتور، حضور خود وسیله نقلیه اهمیت دارد؛ زیرا احراز اصالت بدون مشاهده و بررسی موتورسیکلت معمولاً امکان‌پذیر نیست. همچنین اگر خریدار یا فروشنده قصد استفاده از وکیل یا نماینده را داشته باشد، باید متن وکالت‌نامه دقیق، معتبر و شامل اختیار مراجعه، فک پلاک و انجام امور نقل‌وانتقال باشد.
فهرست مدارک ممکن است بر اساس نوع معامله، وضعیت موتور و رویه مرکز تغییر کند، اما معمولاً مدارک زیر مورد نیاز است:
بهتر است پیش از مراجعه، اصل مدارک و چند نسخه تصویر آن‌ها آماده شود. در معاملات مربوط به شرکت‌ها، وراث، افراد محجور یا اشخاصی که نماینده قانونی دارند، مدارک نمایندگی، گواهی انحصار وراثت، قیم‌نامه یا معرفی‌نامه معتبر نیز ممکن است لازم باشد.
هزینه انتقال شامل یک مبلغ ثابت و یکسان برای همه موتورسیکلت‌ها نیست. نوع موتور، شهر محل مراجعه، هزینه صدور پلاک، خدمات مرکز، عوارض، مالیات یا بدهی‌های معوق و وضعیت مدارک می‌تواند مبلغ نهایی را تغییر دهد. به همین دلیل، اعلام رقم قطعی بدون بررسی مشخصات پرونده دقیق نیست. پرداخت باید از مسیرهای رسمی انجام شود و رسیدها تا پایان انتقال نگهداری شوند.
اگر مدارک کامل باشد، شماره‌های شناسایی بدون ایراد باشد و بدهی یا منع قانونی وجود نداشته باشد، بخش اصلی کار معمولاً در همان نوبت مراجعه انجام می‌شود؛ اما صدور یا تحویل برخی مدارک ممکن است طبق فرایند اداری مرکز زمان بیشتری ببرد. در صورت نقص مدرک، مغایرت نشانی، مشکل بیمه، توقیف یا ایراد اصالت، زمان انجام کار قابل پیش‌بینی نیست.
نخست باید قرارداد و تعهدات طرفین بررسی شود. اگر در قرارداد تاریخ مشخصی برای انتقال تعیین شده، پس از رسیدن آن موعد می‌توان فروشنده را مطالبه کرد. ارسال اظهارنامه رسمی، اقدامی مناسب برای اعلام آمادگی خریدار و تعیین مهلت متعارف برای حضور در مرکز است. در اظهارنامه باید مشخصات موتور، تاریخ معامله، مبلغ پرداختی، تعهد فروشنده و درخواست مراجعه برای انتقال به‌طور روشن درج شود.
اگر فروشنده همچنان حاضر نشود، خریدار می‌تواند با توجه به مفاد قرارداد، دعوای الزام به فک پلاک، الزام به انجام تعهد یا خواسته متناسب دیگر را مطرح کند. انتخاب عنوان دقیق دعوا به وضعیت پلاک، مالک رسمی، متن قرارداد و مدارک موجود بستگی دارد. در مواردی که پلاک فروشنده روی موتور باقی مانده و امکان ارتکاب تخلف وجود دارد، درخواست دستور یا تأمین مناسب نیز باید با نظر متخصص و بر اساس شرایط پرونده بررسی شود.
در صورتی که معامله از ابتدا با فریب، استفاده از مدارک جعلی، فروش مال غیر یا پنهان کردن سرقت و توقیف انجام شده باشد، موضوع می‌تواند علاوه بر پیگیری حقوقی، جنبه کیفری نیز داشته باشد. صرف اختلاف در اجرای قرارداد، به‌تنهایی جرم محسوب نمی‌شود و برای طرح شکایت کیفری باید رفتار مجرمانه و دلایل آن وجود داشته باشد.
برای کاهش ریسک، در قرارداد باید مشخصات کامل طرفین، مشخصات فنی موتور، مبلغ و شیوه پرداخت، زمان تحویل، زمان مراجعه برای تعویض پلاک، مسئولیت جرایم و هزینه‌ها، وضعیت بیمه و ضمانت اجرای عدم حضور هر طرف نوشته شود. همچنین بهتر است بخشی از مبلغ تا زمان انجام انتقال یا تحویل مدارک نهایی نزد خریدار باقی بماند؛ البته این موضوع باید با توافق روشن در قرارداد درج شود.
قولنامه برای اثبات معامله و تعهد فروشنده اهمیت دارد، اما انتقال پلاک از طریق فرایند رسمی تعویض پلاک انجام می‌شود. بنابراین، صرف داشتن قولنامه به معنی ثبت پلاک به نام خریدار نیست و حضور طرفین یا نماینده قانونی آنان و ارائه مدارک لازم ضروری است.
در حالت معمول، حضور فروشنده لازم است؛ مگر اینکه نماینده او وکالت‌نامه معتبر با اختیارات کافی داشته باشد یا مرجع قضایی بر اساس شرایط پرونده تصمیم دیگری اتخاذ کند. وکالت‌نامه باید از نظر مدت، حدود اختیار و مشخصات موتورسیکلت بررسی شود.
مفقودی یا سرقت پلاک باید سریعاً از مسیر انتظامی و اداری اعلام شود تا سابقه آن ثبت و از سوءاستفاده احتمالی جلوگیری شود. صدور پلاک جایگزین پس از بررسی مدارک و طی مراحل تعیین‌شده انجام می‌شود. تفاوت میان مفقودی و سرقت را باید هنگام اعلام موضوع دقیق بیان کرد.
بیمه شخص ثالث برای تردد قانونی اهمیت دارد و ممکن است در فرایندهای مرتبط با وسیله نقلیه مطالبه شود. پیش از مراجعه، وضعیت بیمه‌نامه را بررسی کنید و در صورت پایان اعتبار، از نحوه تمدید و ارائه مدارک در مرکز مربوط مطمئن شوید.
تا زمانی که علت توقیف یا منع قانونی برطرف نشود، انتقال پلاک معمولاً انجام نمی‌شود. ابتدا باید مرجع صادرکننده دستور، وضعیت توقیف، بدهی یا پرونده را مشخص کند. پرداخت وجه به فروشنده، بدون رفع این مانع، لزوماً امکان انتقال را ایجاد نمی‌کند.
برای انجام امور اداری باید به مرکز تعویض پلاک یا واحدهای تعیین‌شده راهور مراجعه کرد. برای اجبار فروشنده به اجرای تعهد، مرجع قضایی صالح با توجه به خواسته و محل اقامت طرفین یا محل انجام تعهد تعیین می‌شود. اگر ادعای جعل، کلاهبرداری، سرقت یا فروش مال غیر مطرح باشد، موضوع از مسیر کیفری و با ارائه دلیل پیگیری خواهد شد.
به نام زدن پلاک موتور باید هم‌زمان با بررسی مالکیت، اصالت وسیله نقلیه، وضعیت جرایم، بیمه و مدارک انجام شود. خریدار نباید به قول شفاهی یا قولنامه بدون ضمانت اجرایی اکتفا کند و بهتر است پیش از پرداخت کامل، امکان انتقال رسمی را احراز نماید. در صورت امتناع فروشنده، اظهارنامه و سپس اقدام قضایی می‌تواند راهکار عملی باشد. نگهداری قرارداد، رسید پرداخت، پیام‌ها و مدارک شناسایی برای اثبات حقوق خریدار اهمیت زیادی دارد.