آخرین به‌روزرسانی ۱۴۰۵/۰۶/۲۸ (شنبه - ۲۸ شهریور ۱۴۰۵)

اگر مالک یا مستأجر از پرداخت سهم خود بابت تعمیر، نگهداری یا راه‌اندازی تأسیسات مشترک خودداری کند، مدیر ساختمان می‌تواند ابتدا مطالبه رسمی انجام دهد و در صورت ادامه امتناع، از مسیر ثبتی یا قضایی اقدام کند. شکایت بابت هزینه تاسیسات مجتمع زمانی نتیجه بهتری دارد که هزینه‌ها به تصویب مجمع عمومی رسیده، ارتباط آن با قسمت‌های مشترک ثابت و سهم هر واحد به‌صورت شفاف محاسبه شده باشد. برای مثال، اگر پمپ آب، آسانسور یا موتورخانه مجتمع خراب شود و یکی از واحدها با وجود استفاده از این امکانات سهم خود را نپردازد، مدیر باید صورت‌جلسه، فاکتور تعمیر و ریز بدهی را آماده و مطالبه را به‌طور رسمی ابلاغ کند.

تأسیسات مشترک، امکاناتی هستند که برای استفاده عمومی ساکنان یا حفظ ساختمان مورد استفاده قرار می‌گیرند. آسانسور، پمپ و مخزن آب، موتورخانه، سیستم گرمایش و سرمایش مرکزی، برق قسمت‌های عمومی، لوله‌های اصلی آب و فاضلاب، تجهیزات آتش‌نشانی، در ورودی، آیفون و برخی تجهیزات حفاظتی معمولاً در این گروه قرار می‌گیرند.

هر هزینه‌ای که در ساختمان انجام می‌شود، الزاماً هزینه مشترک نیست. تعمیر شیر آب داخل یک واحد، تعویض کولر اختصاصی، رفع خرابی سیم‌کشی داخلی یا رنگ‌آمیزی فضای اختصاصی، اصولاً بر عهده همان واحد است؛ مگر آنکه قرارداد، تصمیم معتبر مجمع یا وضعیت خاص ساختمان نتیجه دیگری ایجاد کند. در مقابل، خرابی لوله اصلی، تعمیر موتور آسانسور یا سرویس موتورخانه، معمولاً به همه واحدهای مرتبط مربوط می‌شود.

هزینه‌ها ممکن است به دو دسته تقسیم شوند: هزینه‌های جاری مانند سرویس دوره‌ای آسانسور و موتورخانه، و هزینه‌های اساسی مانند تعویض پمپ، بازسازی موتورخانه یا خرید تجهیزات جدید. مدیر باید میان این دو نوع هزینه تفاوت قائل شود و برای مخارج مهم، تا حد امکان مجوز و صورت‌جلسه مجمع عمومی را دریافت کند.

در ساختمان‌های آپارتمانی، قسمت‌های مشترک متعلق به همه مالکان است و استفاده از آن‌ها، مسئولیت مشارکت در هزینه‌های نگهداری را نیز ایجاد می‌کند. سهم هر واحد معمولاً بر اساس مقررات مربوط به مساحت اختصاصی تعیین می‌شود؛ با این حال، هزینه‌هایی که ارتباطی با مساحت ندارند، مانند سرایداری، نگهبانی، نظافت یا برخی خدمات عمومی، ممکن است به‌صورت مساوی میان واحدها تقسیم شوند.

برای مطالبه این مبالغ، صرف ادعای شفاهی مدیر کافی نیست. باید مشخص باشد هزینه برای چه کاری انجام شده، چه مبلغی پرداخت شده، سهم واحد بدهکار چقدر است، مبنای تقسیم چه بوده و آیا هزینه به تصویب مرجع صالح ساختمان رسیده است. در مجتمع‌های بزرگ، وجود آیین‌نامه داخلی نیز اهمیت دارد؛ البته آیین‌نامه نمی‌تواند برخلاف قوانین آمره یا حقوق مالکانه اشخاص تنظیم شود.

اگر مالک، واحد خود را اجاره داده باشد، رابطه میان مالک و مستأجر درباره پرداخت هزینه‌ها تابع قرارداد اجاره نیز هست. با این حال، مدیر ساختمان برای اداره امور مشترک باید بدهکار واقعی و مسئول پرداخت را با دقت شناسایی کند. بهتر است در قرارداد اجاره، مسئولیت پرداخت شارژ، تعمیرات جاری و هزینه‌های اساسی به‌صورت روشن از یکدیگر تفکیک شود.

اقدام قانونی زمانی منطقی است که بدهی قطعی و قابل محاسبه باشد و مدیر یا هیئت‌مدیران، سمت خود را به‌طور قابل اثبات داشته باشند. در عمل، مدیر باید نخست اظهارنامه‌ای برای مالک یا استفاده‌کننده ارسال کند و مبلغ بدهی، دوره زمانی، ریز هزینه‌ها و مهلت پرداخت را در آن بنویسد. ارسال پیام در گروه ساختمان یا تماس تلفنی، جای اظهارنامه رسمی را نمی‌گیرد؛ هرچند می‌تواند برای اثبات اطلاع قبلی مفید باشد.

در صورت پرداخت نشدن بدهی، قانون امکان پیگیری از طریق اجرای ثبت را در شرایط مقرر فراهم کرده است. برای این کار، صورت‌ریز بدهی، مدارک مدیریت ساختمان، مستندات ابلاغ مطالبه و اسناد مربوط به هزینه‌ها اهمیت دارد. چنانچه بدهی محل اختلاف جدی باشد یا بدهکار اصل هزینه، نحوه تقسیم یا سمت مدیر را انکار کند، مراجعه به دادگاه حقوقی و طرح دعوای مطالبه وجه نیز ممکن است ضرورت پیدا کند.

قطع خودسرانه آب، برق، گاز یا امکاناتی که جنبه حیاتی دارند، اقدامی پرخطر است و می‌تواند برای مدیر مسئولیت ایجاد کند. هر اقدامی درباره محدود کردن خدمات مشترک باید دقیقاً در چارچوب قانون، پس از رعایت تشریفات مطالبه و با توجه به ماهیت خدمت انجام شود. مدیر نباید برای وصول بدهی، وارد واحد شود، وسایل شخصی را توقیف کند یا اقداماتی انجام دهد که به امنیت و آرامش ساکنان لطمه بزند.

در پرونده شکایت بابت هزینه تاسیسات مجتمع، کیفیت مدارک نقش مهمی در اثبات ادعا دارد. مدارک باید نشان دهند هزینه واقعاً انجام شده و واحد مورد نظر نیز مکلف به پرداخت سهم خود بوده است.

• صورت‌جلسه انتخاب مدیر یا هیئت‌مدیران و مدارک اعتبار سمت آنان
• صورت‌جلسه مجمع عمومی درباره تصویب تعمیر، خرید یا نگهداری تأسیسات
• فاکتور، قرارداد تعمیرکار، رسید پرداخت یا گزارش انجام کار
• ریز محاسبه سهم واحد بدهکار و مبنای تقسیم هزینه
• اظهارنامه رسمی و گواهی ابلاغ آن
• اسناد مالکیت یا اطلاعات دقیق واحد و مشخصات مالک یا استفاده‌کننده
• آیین‌نامه داخلی ساختمان، در صورت وجود
• تصاویر خرابی، گزارش کارشناس یا شهادت اشخاص، در صورت نیاز

اگر هزینه به‌صورت نقدی به تعمیرکار پرداخت شده باشد، دریافت رسید معتبر بسیار مهم است. در پرداخت‌های بانکی، نگهداری فیش واریز، قرارداد و پیام‌های مرتبط می‌تواند ارتباط میان پرداخت و عملیات انجام‌شده را نشان دهد. همچنین بهتر است ریز هزینه برای همه واحدها یکسان و قابل بررسی باشد تا ادعای تبعیض یا محاسبه نادرست مطرح نشود.

در ادامه، نمونه‌ای از متن قابل استفاده برای شکایت بابت هزینه تاسیسات مجتمع ارائه می‌شود. این متن باید با توجه به مالکیت واحد، مبلغ بدهی، نوع تأسیسات و مدارک موجود اصلاح شود و جایگزین بررسی تخصصی پرونده نیست.

خواهان: مدیر یا هیئت‌مدیره مجتمع به نمایندگی از مالکان، با ذکر مشخصات کامل

خوانده: مالک یا استفاده‌کننده واحد بدهکار، با ذکر نشانی دقیق

خواسته: مطالبه مبلغ مربوط به سهم خوانده از هزینه تعمیر، نگهداری یا تعویض تأسیسات مشترک به‌همراه خسارت‌های قانونی و هزینه دادرسی، در حدود مقررات

شرح دادخواست: احتراماً به استحضار می‌رساند اینجانب به موجب صورت‌جلسه مجمع عمومی مورخ … به‌عنوان مدیر مجتمع واقع در … انتخاب شده‌ام. به علت خرابی یا نیاز به سرویس تأسیسات مشترک شامل …، عملیات لازم با تصویب مجمع یا در حدود اختیارات مدیریتی انجام و مبلغ … ریال بابت آن پرداخت شده است. سهم خوانده از هزینه مذکور طبق ریز محاسبات پیوست، مبلغ … ریال بوده که با وجود مطالبه و ارسال اظهارنامه رسمی در تاریخ …، پرداخت نشده است. با توجه به استفاده خوانده از قسمت‌های مشترک و الزام وی به مشارکت در هزینه‌های قانونی ساختمان، صدور حکم بر محکومیت خوانده به پرداخت اصل بدهی و هزینه‌های قانونی مورد تقاضاست.

دلایل و پیوست‌ها: صورت‌جلسه انتخاب مدیر، صورت‌جلسه تصویب هزینه، فاکتور و رسید پرداخت، ریز محاسبه سهم واحد، اظهارنامه و گواهی ابلاغ، مدارک مالکیت یا شناسایی واحد و سایر مستندات مرتبط.

مسیر انتخابی به نوع اقدام بستگی دارد. برای صدور مطالبه رسمی و پیگیری بدهی قطعی، اجرای ثبت می‌تواند در مواردی که شرایط قانونی فراهم باشد مورد استفاده قرار گیرد. اگر درباره اصل بدهی، اعتبار تصمیم مجمع، میزان سهم یا انجام شدن تعمیر اختلاف وجود داشته باشد، دعوای حقوقی در مرجع قضایی صالح مطرح می‌شود.

صلاحیت مرجع رسیدگی ممکن است با توجه به مبلغ خواسته، محل وقوع ساختمان و مقررات جاری تغییر کند. به همین دلیل، پیش از ثبت دادخواست باید نشانی صحیح مجتمع، مبلغ دقیق خواسته و مرجع صالح در سامانه قضایی بررسی شود. اشتباه در تعیین طرف دعوا یا انتخاب مرجع می‌تواند باعث اطاله رسیدگی و تحمیل هزینه اضافی شود.

هزینه اقدام به روش انتخابی بستگی دارد. ارسال اظهارنامه هزینه‌ای جداگانه دارد و ثبت دادخواست نیز مستلزم پرداخت هزینه دادرسی بر اساس مبلغ خواسته و مقررات روز است. در مسیر اجرای ثبت، هزینه‌های اجرایی و ابلاغ نیز ممکن است ایجاد شود. مبلغ این هزینه‌ها ثابت نیست و باید هنگام ثبت درخواست از مرجع مربوط استعلام شود.

برای مطالبه سهم هزینه تأسیسات، بهتر است مدیر بلافاصله پس از قطعی شدن بدهی اقدام کند و اسناد را به‌روز نگه دارد. اگر تصمیم مجمع، فاکتورها یا گزارش تعمیر مربوط به مدت زیادی قبل باشد، اثبات موضوع دشوارتر می‌شود. مرور زمان و مهلت‌های قانونی بسته به نوع دعوا و وضعیت اسناد متفاوت است؛ بنابراین نمی‌توان برای همه پرونده‌ها یک مهلت واحد اعلام کرد.

پاسخ این پرسش به نوع هزینه و مفاد اجاره‌نامه بستگی دارد. هزینه‌های جاری و مصرفی مانند نظافت، شارژ ماهانه و سرویس‌های معمول معمولاً در قرارداد اجاره بر عهده مستأجر گذاشته می‌شوند. هزینه‌های اساسی مربوط به اصل بنا یا تعویض تجهیزات اصلی، غالباً بر عهده مالک است؛ مگر آنکه قرارداد معتبر، توافق دیگری داشته باشد.

مدیر ساختمان باید هنگام مطالبه، شخص مسئول را با توجه به مدارک موجود مشخص کند و در صورت وجود ابهام، مالک و مستأجر را برای ارائه توضیح دعوت نماید. اختلاف میان مالک و مستأجر درباره مسئولیت داخلی، نباید موجب بی‌نظمی در اداره قسمت‌های مشترک شود؛ اما برای طرح دعوا، تعیین دقیق طرف مسئول اهمیت اساسی دارد.

در امور فوری، مدیر ممکن است برای جلوگیری از خسارت بیشتر یا حفظ ایمنی ساختمان ناچار به انجام تعمیر باشد. با این حال، باید ضرورت کار، فوریت، مبلغ پرداختی و نتیجه تعمیر را مستند کند و موضوع را در اولین فرصت به اطلاع مجمع برساند. اگر هزینه غیرضروری، تجملی یا خارج از اختیار مدیر باشد، مطالبه آن از مالکان با اعتراض بیشتری روبه‌رو خواهد شد.

برای جلوگیری از اختلاف، مدیر باید پیش از انجام کارهای مهم، چند برآورد قیمت دریافت کند، حدود کار را در صورت‌جلسه بنویسد و نحوه تقسیم هزینه را روشن کند. تصویب بعدی مجمع نیز بهتر است با ذکر مبلغ و شرح دقیق عملیات انجام شود.

بله. هر مالک یا استفاده‌کننده می‌تواند نسبت به اصل بدهی، کیفیت تعمیر، مبلغ فاکتور، روش تقسیم هزینه یا صلاحیت مدیر اعتراض کند. اعتراض بهتر است ابتدا به‌صورت کتبی و همراه با درخواست ارائه اسناد مطرح شود. اگر اختلاف حل نشود، شخص معترض می‌تواند با ارائه دلایل خود در مرجع قضایی صالح اقدام کند.

اعتراض بدون دلیل، بدهی را خودبه‌خود از بین نمی‌برد. شخص معترض باید نشان دهد هزینه به واحد او ارتباطی ندارد، محاسبه سهم نادرست است، عملیات انجام نشده یا تصمیم‌گیری برخلاف مقررات صورت گرفته است. در مقابل، مدیر نیز باید اسناد کامل و قابل رسیدگی ارائه کند.

• تشکیل منظم مجمع عمومی و تنظیم صورت‌جلسه دقیق
• اعلام ریز هزینه‌ها و سهم هر واحد پیش از مطالبه
• استفاده از حساب بانکی مشخص برای دریافت و پرداخت هزینه‌های مجتمع
• دریافت فاکتور معتبر و قرارداد کتبی از تعمیرکار
• تعیین تکلیف هزینه‌های جاری و اساسی در قراردادهای اجاره
• ارسال اظهارنامه پیش از هر اقدام جدی برای وصول بدهی
• خودداری از تهدید، ورود بدون اجازه به واحد یا قطع غیرقانونی خدمات

در پرونده‌های پیچیده، به‌ویژه زمانی که مبلغ تعمیر بالا است یا چند واحد هم‌زمان بدهکار هستند، بررسی اسناد توسط متخصص امور ملکی و آپارتمان‌نشینی می‌تواند از طرح دعوای ناقص جلوگیری کند. مدیر باید پیش از انتخاب مسیر، مشخص کند هدف او دریافت بدهی، اعتراض به تصمیم مجمع یا جبران خسارت ناشی از عملکرد نادرست است؛ زیرا هر هدف، دلایل و اقدام متفاوتی دارد.

برای وصول سهم هر واحد از هزینه‌های مربوط به تأسیسات مشترک، ابتدا باید ضرورت هزینه، تصویب یا فوریت آن، میزان سهم و انجام واقعی عملیات ثابت شود. ارسال اظهارنامه رسمی، تهیه ریز محاسبه و نگهداری فاکتورها، پایه اصلی اقدام قانونی است. در صورت فراهم بودن شرایط، اجرای ثبت و در صورت وجود اختلاف جدی، مرجع قضایی صالح قابل استفاده خواهد بود. مدیران مجتمع باید از اقدامات خودسرانه پرهیز کنند و مالکان یا مستأجران نیز اعتراض خود را مستند و کتبی مطرح نمایند.