اگر با گم شدن مدارک پرونده در دادگاه، دادسرا یا دفتر خدمات الکترونیک قضایی روبه‌رو شده‌اید، نخستین اقدام این است که موضوع را به‌صورت کتبی از شعبه یا مرجع نگهدارنده پرونده پیگیری و رسید دریافت کنید. برای نمونه، اگر اصل قرارداد یا لایحه مهمی در پرونده وجود داشته اما هنگام مراجعه پیدا نمی‌شود، گم شدن مدارک پرونده به‌تنهایی به معنای از بین رفتن حق شما نیست و می‌توان با درخواست بررسی سوابق، تهیه رونوشت و بازسازی مستندات، موضوع را دنبال کرد.
در مرحله اول، مشخص کنید سند در کدام مرجع و در چه زمانی تحویل شده است. ممکن است مدرک در بایگانی شعبه، دفتر مدیر دفتر، واحد ثبت لوایح، دفتر خدمات قضایی یا حتی نزد کارشناس پرونده باشد. مراجعه شفاهی معمولاً برای اثبات پیگیری کافی نیست؛ بنابراین بهتر است درخواست خود را در دبیرخانه یا سامانه مربوط ثبت کنید و شماره پیگیری بگیرید.
خیر. ارزش اثباتی یک سند فقط به اصل کاغذ محدود نیست. نسخه برابر با اصل، تصویر ثبت‌شده در پرونده، رسید تحویل، سوابق سامانه، اظهارات طرف مقابل، شهادت اشخاص و سایر قرائن می‌توانند در ارزیابی موضوع مؤثر باشند. البته اعتبار هر یک از این موارد به نوع دعوا، زمان ارائه، ارتباط آن با موضوع و نظر مرجع رسیدگی بستگی دارد.
اگر سندی در پرونده ثبت شده باشد، معمولاً باید در سوابق شعبه یا سامانه مربوط اثری از آن وجود داشته باشد. در این وضعیت، می‌توان تقاضای بررسی دفتر ثبت لوایح، گزارش بایگانی، سوابق اسکن و رونوشت اوراق را مطرح کرد. چنانچه مشخص شود مدرک عمداً یا بر اثر بی‌احتیاطی از بین رفته است، موضوع ممکن است علاوه بر پیگیری اداری، جنبه انتظامی یا کیفری نیز پیدا کند؛ اما تشخیص عنوان قانونی و مسئولیت شخص، به مدارک و نتیجه تحقیقات بستگی دارد.
برای پیگیری گم شدن مدارک پرونده، مسیر اقدام به محل نگهداری سند بستگی دارد. اگر مدرک در شعبه قضایی ارائه شده، درخواست را خطاب به مدیر دفتر یا مقام مسئول شعبه تنظیم کنید. اگر آن را از طریق دفتر خدمات الکترونیک قضایی فرستاده‌اید، ابتدا از همان دفتر رسید و سابقه ارسال را مطالبه کنید. در صورت بی‌نتیجه ماندن پیگیری، موضوع را از مسیر نظارت اداری قوه قضاییه یا واحد بازرسی مرتبط دنبال کنید.
رسید ثبت لایحه، تصویر مدرک، پیامک ارسال، شماره پیگیری، نام کارمند یا وکیل تحویل‌دهنده و تاریخ مراجعه، همگی می‌توانند برای یافتن مسیر سند مفید باشند. اگر مدرک همراه پرونده به کارشناس، دفتر دادگاه یا مرجع دیگری ارسال شده، این موضوع را نیز در درخواست ذکر کنید.
در درخواست باید به‌طور روشن بنویسید چه مدرکی، در چه تاریخی و از چه طریقی تحویل شده و اکنون چه مشکلی ایجاد شده است. خواسته شما می‌تواند شامل بررسی سوابق، اعلام نتیجه، ارائه رونوشت، اجازه تجدید ارائه سند یا ثبت گزارش مفقودی باشد. از بیان اتهام قطعی بدون دلیل خودداری کنید و به جای آن، تقاضای بررسی و تعیین مسئولیت کنید.
پیگیری مفقودی نباید باعث از دست رفتن مهلت اعتراض، تجدیدنظر، واخواهی، فرجام‌خواهی یا پاسخ به اخطار شود. اگر مهلتی در حال پایان است، اقدام قانونی اصلی را جداگانه انجام دهید و در متن آن توضیح دهید که اصل مدرک در سوابق پرونده موجود بوده یا برای یافتن آن درخواست ثبت شده است. در صورت حساس بودن موضوع، مشورت با وکیل دادگستری می‌تواند از ایجاد نقص در دفاع جلوگیری کند.
برای ثبت درخواست، معمولاً ارائه کارت شناسایی، شماره پرونده و اطلاعات شعبه ضروری است. هر مدرکی که نشان دهد سند قبلاً ارائه شده، اهمیت زیادی دارد. مدارک مفید عبارت‌اند از:
اگر مدرک اصلی قابل جایگزینی است، هم‌زمان نسخه مجدد آن را از مرجع صادرکننده دریافت کنید. برای مثال، گواهی‌های ثبتی، استعلام‌های رسمی، سوابق بانکی یا برخی قراردادها ممکن است از مرجع مربوط قابل اخذ باشند. در مورد اسناد عادی، تهیه تصویر خوانا، تأیید امضا یا ارائه شهادت شهود می‌تواند به بازسازی ادله کمک کند؛ با این حال هیچ‌کدام بدون بررسی مرجع رسیدگی، جایگزین قطعی اصل سند محسوب نمی‌شود.
در ادامه نمونه‌ای برای پیگیری گم شدن مدارک پرونده ارائه می‌شود. متن را باید با اطلاعات واقعی پرونده تکمیل کنید و در صورت امکان، تصویر رسید یا مدرک موجود را پیوست آن نمایید.
ریاست محترم شعبه ... دادگاه ...
با سلام؛
اینجانب ... به شماره ملی ...، در پرونده کلاسه ... به طرفیت ...، در تاریخ ... مدرک شامل ... را از طریق ... به آن مرجع ارائه کرده‌ام. با وجود ثبت یا تحویل مدرک، هنگام مراجعه در تاریخ ... اعلام شد که سند مذکور در اوراق پرونده یافت نمی‌شود.
با توجه به اهمیت مدرک یادشده در دفاع و رسیدگی، تقاضا دارم دستور فرمایید سوابق ثبت لوایح، بایگانی، اسکن اوراق و مسیر گردش پرونده بررسی و نتیجه به‌صورت کتبی اعلام شود. همچنین در صورت احراز مفقودی، اجازه ارائه نسخه جایگزین یا تصویر موجود صادر و مراتب در پرونده ثبت گردد. رسید تحویل و تصویر موجود از مدرک به پیوست تقدیم می‌شود.
نام و نام خانوادگی، امضا، تاریخ و شماره تماس
هر مفقودی الزاماً جرم نیست. برای انتساب مسئولیت کیفری باید رفتار عمدی یا تقصیر مؤثر، رابطه آن با از بین رفتن سند و سایر شرایط قانونی اثبات شود. اگر نشانه‌ای از دستکاری، پنهان کردن، امحا یا جلوگیری عمدی از دسترسی به سند وجود دارد، می‌توان موضوع را با ارائه دلایل به مرجع صالح گزارش کرد. در مقابل، اگر مشکل ناشی از اشتباه اداری باشد، مسیر نظارت، شکایت اداری و درخواست جبران خسارت احتمالی، با توجه به شرایط پرونده قابل بررسی است.
از نسبت دادن جرم به کارمند، طرف دعوا یا شخص خاص بدون دلیل خودداری کنید؛ زیرا ادعای بی‌اساس می‌تواند برای خود فرد مشکل حقوقی ایجاد کند. بهتر است در متن اولیه، فقط واقعیت‌های قابل اثبات، تاریخ‌ها، شماره‌ها و درخواست بررسی درج شود.
درخواست خود را کتبی ثبت کنید و رسید بگیرید. سپس با ارائه کد رهگیری، تصویر سند یا شهادت تحویل‌دهنده، تقاضای بررسی سوابق بایگانی و ثبت لوایح را مطرح کنید. در صورت بی‌نتیجه بودن، می‌توان از واحد نظارت اداری یا بازرسی مرجع مربوط پیگیری کرد.
این موضوع به نوع سند و نظر مرجع رسیدگی بستگی دارد. تصویر برابر با اصل، نسخه ثبت‌شده یا سندی که اصالت آن از طریق مرجع صادرکننده قابل تأیید باشد، ارزش بیشتری دارد. تصویر عادی نیز ممکن است به‌عنوان قرینه مطرح شود، اما پذیرش نهایی آن قطعی نیست.
ابتدا همان دفتر باید سوابق ارسال، رسید و فایل ثبت‌شده را بررسی کند. اگر مدرک در سامانه ثبت شده باشد، دریافت مجدد رسید یا نسخه الکترونیکی امکان پیگیری را آسان‌تر می‌کند. در صورت پاسخ نگرفتن، شکایت اداری از مسیر نظارتی مربوط قابل طرح است.
ثبت درخواست، تهیه تصویر، برابر با اصل کردن یا دریافت رونوشت ممکن است هزینه‌های اداری و تعرفه‌ای داشته باشد. مبلغ ثابت و یکسانی برای همه پرونده‌ها وجود ندارد و به نوع خدمت و مرجع ارائه‌دهنده بستگی دارد. پیش از پرداخت، رسید رسمی دریافت کنید.
برای اصل اعلام مفقودی معمولاً نباید تأخیر کرد، اما مهلت‌های اعتراض یا دفاع مستقل از این موضوع هستند و ممکن است کوتاه باشند. بنابراین حتی اگر بررسی اداری زمان‌بر شود، اقدام مربوط به مهلت قضایی را در زمان قانونی انجام دهید.
در بسیاری از موارد، شخص می‌تواند درخواست اداری یا قضایی خود را ثبت کند؛ اما زمانی که سند برای اثبات ادعا حیاتی است، پرونده چند مرحله‌ای است یا احتمال مسئولیت کیفری وجود دارد، بررسی مدارک توسط وکیل می‌تواند به انتخاب مسیر درست و تنظیم درخواست دقیق کمک کند.
در مواجهه با گم شدن مدارک پرونده، مهم‌ترین کار ثبت فوری و مکتوب موضوع، دریافت رسید، حفظ مهلت‌های قانونی و جمع‌آوری تمام نشانه‌های تحویل سند است. اصل مدرک ممکن است از بین رفته باشد، اما سوابق الکترونیکی، رونوشت‌ها، رسیدها و سایر ادله می‌توانند امکان ادامه رسیدگی را فراهم کنند. اگر احتمال عمد، تخلف اداری یا ورود خسارت وجود دارد، مسیر اداری و قضایی را بر اساس دلایل موجود و بدون طرح ادعاهای اثبات‌نشده دنبال کنید.