ثبت اظهارنامه بدون داشتن آدرس و کد ملی در همه حالت‌ها ممکن نیست، اما نداشتن کد ملی مخاطب همیشه مانع قطعی نیست و نداشتن نشانی نیز با استفاده از آخرین آدرس معتبر یا تکمیل اطلاعات از طریق مراجع قانونی قابل بررسی است. در موضوع ثبت اظهارنامه بدون داشتن آدرس و کد ملی باید میان اطلاعات فرستنده و مخاطب تفاوت گذاشت؛ برای مثال، اگر شخصی از مستأجر سابق خود طلب داشته باشد اما کد ملی او را نداند و فقط نشانی محل سکونت قبلی را در اختیار داشته باشد، می‌تواند با همان اطلاعات برای تنظیم اظهارنامه اقدام کند، ولی اگر هیچ نشانی قابل استفاده‌ای وجود نداشته باشد، ابلاغ موفق اظهارنامه با مشکل جدی مواجه می‌شود.
اظهارنامه وسیله‌ای رسمی برای اعلام مطالبه، اخطار، دعوت به انجام تعهد یا حفظ دلیل پیش از طرح دعواست. مطابق مقررات آیین دادرسی مدنی، هر شخص می‌تواند حق خود را، در صورتی که موعد مطالبه آن رسیده باشد، از طریق اظهارنامه به طرف مقابل اعلام کند. بنابراین، اصل موضوع به این وابسته است که مخاطب به اندازه‌ای شناسایی شود که ابلاغ اظهارنامه امکان‌پذیر باشد.
اگر منظور از نداشتن کد ملی، کد ملی مخاطب باشد، معمولاً وجود نام و نام خانوادگی، نشانی، شماره تلفن، شغل، نام پدر یا سایر مشخصات کمکی می‌تواند برای شروع فرایند کافی باشد؛ با این حال، پذیرش نهایی اطلاعات به بررسی دفتر خدمات الکترونیک قضایی و قابلیت شناسایی مخاطب بستگی دارد. اما اگر فرستنده کد ملی خود را نداشته باشد، ثبت اظهارنامه از مسیر الکترونیک عملاً امکان‌پذیر نیست؛ زیرا احراز هویت فرستنده و داشتن حساب کاربری ثنا برای ثبت خدمات قضایی ضروری است.
نشانی نیز بیشتر برای ابلاغ اهمیت دارد. ممکن است اظهارنامه با نشانی ناقص ثبت شود، اما اگر مأمور ابلاغ نتواند مخاطب را در آن محل پیدا کند، هدف اصلی اظهارنامه یعنی اطلاع رسمی و قابل استناد، به‌خوبی محقق نمی‌شود. در نتیجه، نبود نشانی به معنای غیرممکن بودن مطلق تنظیم متن نیست، اما می‌تواند اعتبار عملی و اثر ابلاغی آن را کاهش دهد.
پیش از اقدام، باید مشخص شود کدام اطلاعات در دسترس نیست. اطلاعات فرستنده شامل هویت، کد ملی، شماره همراه، نشانی و حساب ثناست. این موارد برای احراز هویت و ثبت درخواست لازم هستند و نمی‌توان اظهارنامه را به نام شخصی ناشناس یا بدون احراز هویت ارسال کرد.
در مقابل، اطلاعات مخاطب برای شناسایی و ابلاغ مورد استفاده قرار می‌گیرد. هرچه مشخصات مخاطب کامل‌تر باشد، احتمال ابلاغ واقعی یا قانونی بیشتر خواهد بود. اگر کد ملی مخاطب در دسترس نیست، اطلاعات جایگزین باید تا حد امکان دقیق نوشته شود. اشتباه در نام، نام خانوادگی یا نشانی ممکن است باعث شود اظهارنامه به شخص دیگری ابلاغ شود یا اصلاً ابلاغ نشود.
در بسیاری از پرونده‌ها، فرد کد ملی یا آدرس فعلی طرف مقابل را ندارد، اما اطلاعات پراکنده‌ای مانند نشانی محل کار، آدرس ملک، شماره حساب، پلاک خودرو، شماره تلفن یا نشانی قبلی در اختیار اوست. این اطلاعات را باید هنگام مراجعه به دفتر خدمات قضایی ارائه کرد تا مشخص شود کدام مورد برای ثبت و ابلاغ قابل استفاده است.
اگر آخرین نشانی معتبر مخاطب را دارید، همان نشانی را با ذکر جزئیات کامل مانند کوچه، پلاک، طبقه، واحد، کدپستی و نام مجتمع ارائه کنید. درج کدپستی، در صورت اطلاع، احتمال خطا در فرایند ابلاغ را کاهش می‌دهد. اگر مخاطب در محل کار خود شناخته می‌شود، نشانی دقیق محل کار نیز ممکن است برای ابلاغ مفید باشد؛ البته نباید اطلاعات نادرست یا حدسی در اظهارنامه وارد شود.
چنانچه نشانی مخاطب کاملاً مجهول باشد، می‌توان موضوع را با کارشناس دفتر خدمات قضایی یا وکیل بررسی کرد. در برخی فرایندهای قضایی، برای اشخاص مجهول‌المکان تشریفات خاص ابلاغ وجود دارد، اما اجرای این تشریفات برای هر اظهارنامه به‌صورت خودکار و بدون بررسی مرجع صالح انجام نمی‌شود. بنابراین نباید تصور کرد که درج عبارت «مجهول‌المکان» به‌تنهایی مشکل ابلاغ را حل می‌کند.
برای ثبت اظهارنامه بدون داشتن آدرس و کد ملی ابتدا باید اطلاعات موجود درباره مخاطب جمع‌آوری و از درج مطالب حدسی خودداری شود. سپس فرستنده با کارت ملی، اطلاعات حساب ثنا و مدارک مرتبط به دفتر خدمات الکترونیک قضایی مراجعه می‌کند. در صورت وجود وکالت‌نامه، قیم‌نامه، نمایندگی شرکت یا مدرک اثبات سمت، این اسناد نیز باید ارائه شود.
متن اظهارنامه باید از تهدید، توهین، نسبت‌های اثبات‌نشده و مطالب خارج از موضوع دور باشد. بهتر است خواسته فرستنده به‌صورت مشخص بیان شود؛ برای مثال، پرداخت مبلغ معین، تحویل مال، تخلیه، انجام تعهد قراردادی یا حضور برای حل‌وفصل موضوع. تعیین مهلت نیز باید منطقی و متناسب با نوع تعهد باشد و نباید بدون مبنای قراردادی یا قانونی، مهلت غیرواقعی تعیین شود.
در فرایند ثبت اظهارنامه بدون داشتن آدرس و کد ملی داشتن مدارک مرتبط می‌تواند در شناسایی مخاطب و اثبات رابطه حقوقی مؤثر باشد. بسته به موضوع، این مدارک ممکن است شامل قرارداد، رسید پرداخت، فاکتور، پیام‌های قابل استناد، تصویر چک، اجاره‌نامه، سند مالکیت، رسید تحویل کالا یا مکاتبات قبلی باشد.
دفتر خدمات قضایی ممکن است برای تکمیل اطلاعات یا رفع ابهام، توضیح بیشتری بخواهد. هزینه ثبت و ارسال اظهارنامه ثابت و همیشگی نیست و بر اساس تعرفه خدمات قضایی و تغییرات قانونی تعیین می‌شود؛ بنابراین مبلغ دقیق باید هنگام ثبت از دفتر دریافت شود. نگهداری رسید و نسخه نهایی اظهارنامه اهمیت دارد، زیرا در صورت طرح دعوا می‌تواند زمان و محتوای مطالبه قبلی را نشان دهد.
ارسال اظهارنامه به نشانی نادرست ممکن است موجب برگشت ابلاغ، عدم دسترسی مخاطب یا ایجاد اختلاف درباره اطلاع او شود. اظهارنامه ثبت‌شده، به‌تنهایی ثابت نمی‌کند که مخاطب حتماً از محتوا مطلع شده است؛ وضعیت ابلاغ و گزارش مربوط به آن نیز اهمیت دارد. به همین دلیل، اگر نشانی قدیمی استفاده می‌شود، بهتر است در متن یا اطلاعات تکمیلی، علت استفاده از آن و ارتباط مخاطب با آن نشانی مشخص باشد.
همچنین ارسال اظهارنامه به محل کار یا نشانی بستگان باید با دقت انجام شود. این کار نباید موجب افشای بی‌مورد اطلاعات خصوصی یا لطمه به حیثیت اشخاص شود. اگر موضوع حساس است، بهتر است متن اظهارنامه فقط شامل مطالب ضروری باشد و از شرح جزئیات محرمانه در نشانی‌ای که احتمال مشاهده آن توسط دیگران وجود دارد، خودداری شود.
در بسیاری از موارد، اگر نام، نشانی و مشخصات کمکی مخاطب به اندازه کافی دقیق باشد، نداشتن کد ملی او مانع قطعی ثبت نیست. با این حال، تصمیم نهایی درباره کفایت اطلاعات با دفتر خدمات قضایی و امکان ابلاغ ارتباط دارد.
ابتدا آخرین نشانی معتبر، محل کار، محل وقوع مال یا هر اطلاعاتی را که احتمال شناسایی مخاطب را افزایش می‌دهد بررسی کنید. اگر هیچ نشانی قابل اتکایی وجود ندارد، پیش از ثبت، با وکیل یا دفتر خدمات قضایی درباره امکان استفاده از تشریفات ویژه ابلاغ و راه مناسب اقدام مشورت کنید.
شماره تلفن برای شناسایی کمکی و ارتباط غیررسمی مفید است، اما معمولاً جایگزین کامل نشانی لازم برای ابلاغ رسمی نیست. بهتر است شماره تلفن همراه با هر نشانی یا مشخصه دیگری ارائه شود.
اظهارنامه‌ای که ابلاغ نشده، ممکن است برای نشان دادن اقدام فرستنده و تلاش او برای مطالبه حق مفید باشد، اما اثر آن با اظهارنامه ابلاغ‌شده یکسان نیست. در ارزیابی قضایی، علت عدم ابلاغ و صحت نشانی اهمیت دارد.
خیر. شخص می‌تواند شخصاً از طریق دفتر خدمات قضایی اقدام کند. با این حال، در پرونده‌های مالی، قراردادی، ملکی یا مواردی که احتمال طرح دعوا وجود دارد، بررسی متن توسط وکیل می‌تواند از پذیرش مطالب نادرست یا ایجاد تعهد ناخواسته جلوگیری کند.
وضعیت ابلاغ را در حساب ثنا پیگیری و رسیدها، مدارک و پاسخ مخاطب را نگهداری کنید. اگر مهلت تعیین‌شده سپری شد و تعهد انجام نشد، بر اساس ماهیت حق، می‌توان درباره دادخواست مطالبه، الزام به انجام تعهد، تخلیه یا اقدام قانونی مناسب تصمیم گرفت.
ثبت اظهارنامه بدون داشتن آدرس و کد ملی به وضعیت فرستنده و مخاطب بستگی دارد. نبود کد ملی مخاطب، در صورت وجود مشخصات جایگزین و نشانی قابل استفاده، همیشه مانع ثبت نیست؛ اما فرستنده باید حتماً احراز هویت شده و حساب ثنا داشته باشد. اگر نشانی وجود ندارد، ابتدا آخرین آدرس معتبر و اطلاعات کمکی را بررسی کنید و از ثبت مشخصات حدسی بپرهیزید. تنظیم دقیق متن، درج خواسته روشن، پیگیری ابلاغ و نگهداری رسید، مهم‌ترین اقدامات عملی برای حفظ ارزش حقوقی اظهارنامه است.