اگر کارگر و کارفرما بخواهند اختلاف خود را بدون مراجعه اولیه به اداره تعاون، کار و رفاه اجتماعی حل کنند، نوشتن سازش نامه مابین کارگر و کارفرما خارج از اداره کار امکان‌پذیر است؛ اما این توافق باید دقیق، کتبی، روشن و قابل اثبات باشد. در واقع، نوشتن سازش نامه مابین کارگر و کارفرما خارج از اداره کار زمانی نتیجه‌بخش است که موضوع اختلاف، مبلغ یا تعهدات هر طرف، زمان اجرا و ضمانت عدم انجام تعهد به‌طور کامل در آن درج شود.
برای مثال، کارگری پس از پایان همکاری، بابت حقوق معوق، عیدی، سنوات و مرخصی طلبکار است و کارفرما نیز ادعا می‌کند بخشی از مطالبات پرداخت شده است. طرفین می‌توانند به جای طرح فوری دادخواست، درباره مبلغ نهایی و نحوه پرداخت توافق کنند. با این حال، امضای یک برگه ساده با عنوان «تسویه حساب» همیشه به معنای از بین رفتن قطعی همه حقوق کارگر نیست و اعتبار آن به متن، شرایط امضا، میزان پرداخت و رعایت مقررات آمره قانون کار بستگی دارد.
اصل توافق میان اشخاص، در صورت داشتن شرایط قانونی، معتبر است. کارگر و کارفرما می‌توانند درباره پایان اختلاف، پرداخت مطالبات، تحویل اسناد، ادامه همکاری یا خاتمه رابطه کاری با یکدیگر توافق کنند. چنین توافقی می‌تواند در قالب قرارداد صلح، اقرارنامه، تسویه حساب یا سازش‌نامه تنظیم شود.
با وجود این، توافق خصوصی نباید برای حذف حقوقی تنظیم شود که قانون کار آن‌ها را به‌صورت الزامی حمایت کرده است. بر اساس مقررات قانون کار، شروط قرارداد یا توافقی که مزایایی کمتر از حداقل‌های قانونی برای کارگر ایجاد کند، ممکن است بی‌اعتبار شناخته شود. برای نمونه، درج عبارت کلی مبنی بر اسقاط همه حقوق آینده، بدون مشخص کردن موضوع و مبلغ، در برابر ادعاهای مربوط به دستمزد، بیمه یا مزایای قانونی، الزاماً مانع رسیدگی مرجع قانونی نخواهد بود.
بنابراین، سازش‌نامه خارج از اداره کار می‌تواند دلیل مهمی برای اثبات توافق باشد، اما بهتر است متن آن با وضعیت واقعی رابطه کاری هماهنگ باشد. اگر مبلغ توافق‌شده پرداخت نشده یا تعهدات یکی از طرفین اجرا نشود، طرف مقابل می‌تواند برای مطالبه حق خود به مرجع صالح مراجعه کند و سازش‌نامه را به‌عنوان دلیل ارائه دهد.
سازش‌نامه عادی، نوشته‌ای است که طرفین در حضور یکدیگر امضا می‌کنند. این نوشته در صورت درج مشخصات کامل، امضا، اثر انگشت و اطلاعات دقیق، ارزش اثباتی دارد؛ ولی در صورت انکار امضا، اختلاف درباره تاریخ یا ادعای اجبار، ممکن است نیاز به بررسی کارشناسی و رسیدگی قضایی پیدا کند.
سازش‌نامه رسمی در دفتر اسناد رسمی تنظیم یا گواهی می‌شود. سند رسمی معمولاً از نظر اثبات تاریخ، هویت و امضا وضعیت مطمئن‌تری دارد و در برخی موارد امکان پیگیری اجرایی تعهدات را آسان‌تر می‌کند. با این حال، رسمی کردن سند نیز نمی‌تواند حقوق قطعی و الزامی کارگر را برخلاف قانون از بین ببرد. همچنین اگر موضوع توافق، پرداخت اقساطی باشد، بهتر است برای هر قسط تاریخ دقیق، مبلغ، روش پرداخت و ضمانت اجرای عدم پرداخت تعیین شود.
در نوشتن سازش نامه مابین کارگر و کارفرما خارج از اداره کار باید از عبارت‌های مبهم مانند «طرفین هیچ ادعایی نسبت به یکدیگر ندارند» بدون توضیح استفاده نشود. چنین عبارتی باید پس از بیان دقیق موضوعات مورد اختلاف و نحوه اجرای تعهدات درج شود.
در ادامه، نمونه‌ای از نوشتن سازش نامه مابین کارگر و کارفرما خارج از اداره کار ارائه می‌شود. این متن باید بر اساس واقعیت پرونده، اسناد پرداخت و تعهدات مورد توافق اصلاح شود و استفاده از متن عمومی بدون بررسی شرایط خاص، ممکن است کافی نباشد.
«این سازش‌نامه در تاریخ .......... میان آقای/خانم .......... فرزند .......... به شماره ملی ..........، به نشانی ..........، که از این پس کارگر نامیده می‌شود، و آقای/خانم/شرکت .......... به شماره ملی/شناسه ملی .......... به نمایندگی ..........، به نشانی ..........، که از این پس کارفرما نامیده می‌شود، با قصد و رضای کامل تنظیم شد.
۱. کارگر از تاریخ .......... تا تاریخ .......... در سمت .......... در محل .......... مشغول به کار بوده است. طرفین اعلام می‌کنند موضوع اختلاف آن‌ها مربوط به .......... است.
۲. کارفرما متعهد شد بابت مطالبات مورد توافق شامل ..........، مبلغ .......... ریال به کارگر پرداخت کند. مبلغ مذکور به‌صورت .......... در تاریخ‌های .......... پرداخت خواهد شد.
۳. پرداخت هر قسط باید به حساب شماره .......... به نام .......... انجام شود و رسید بانکی یا رسید کتبی پرداخت، جزء مدارک این سازش‌نامه محسوب خواهد شد.
۴. تسویه نهایی موضوع اختلاف، فقط پس از پرداخت کامل تمام مبلغ و اجرای همه تعهدات مندرج در این سند انجام‌شده تلقی می‌شود. در صورت عدم پرداخت هر قسط در موعد مقرر، کارگر حق خواهد داشت برای مطالبه مبلغ سررسیدشده و سایر حقوق قانونی خود به مرجع صالح مراجعه کند.
۵. درباره سوابق بیمه و مطالبات مربوط به آن، کارفرما متعهد شد .......... را تا تاریخ .......... انجام دهد. این بند نافی تکالیف قانونی مربوط به بیمه نخواهد بود.
۶. طرفین اعلام می‌کنند این سند را با مطالعه کامل، بدون اکراه و اجبار و با آگاهی از مفاد آن امضا کرده‌اند. این سازش‌نامه در دو نسخه متحدالمتن تنظیم شد و هر نسخه اعتبار یکسان دارد.
امضای کارگر: .......... اثر انگشت: ..........
امضای کارفرما یا نماینده مجاز: .......... مهر شرکت: ..........
نام و امضای شاهد اول: .......... کد ملی: ..........
نام و امضای شاهد دوم: .......... کد ملی: ..........»
نخست باید تمام اسناد رابطه کاری جمع‌آوری شود؛ از جمله قرارداد، فیش حقوقی، سوابق بیمه، پیام‌های کاری، رسیدهای پرداخت، گزارش حضور و غیاب و مدارک مربوط به پایان همکاری. سپس مبلغ واقعی مطالبات محاسبه و موارد مورد اختلاف از موارد پذیرفته‌شده جدا شود.
در مرحله بعد، متن سازش‌نامه باید پیش از امضا برای هر دو طرف قابل فهم باشد. اگر یکی از طرفین شرکت است، امضاکننده باید سمت و اختیار قانونی برای ایجاد تعهد داشته باشد. پرداخت‌ها نیز بهتر است از حساب مشخص و با توضیح موضوع انجام شود تا بعداً درباره اصل پرداخت اختلافی ایجاد نشود.
اگر هدف طرفین جلوگیری از طرح دعواست، باید تعهدات به‌صورت کامل اجرا شود. صرف امضای سند، بدون پرداخت مبلغ توافق‌شده، معمولاً مشکل را حل نمی‌کند. در صورت امتناع کارفرما از پرداخت، کارگر می‌تواند با ارائه سازش‌نامه و مدارک رابطه کاری، از مسیر اداره کار یا در موارد لازم از طریق دادگاه یا اجرای اسناد رسمی اقدام کند. انتخاب مرجع به ماهیت تعهد و نوع سند بستگی دارد.
تنظیم یک توافق‌نامه عادی هزینه دولتی مشخصی مانند دادخواست ندارد، اما در صورت استفاده از خدمات مشاوره حقوقی، هزینه تنظیم متن بر اساس پیچیدگی پرونده و توافق طرفین تعیین می‌شود. مراجعه به دفتر اسناد رسمی نیز هزینه‌های مربوط به تنظیم یا گواهی سند را به همراه دارد که مبلغ آن به نوع سند و ارزش تعهد وابسته است.
برای تنظیم سند، کارت ملی و شناسنامه طرفین، قرارداد کار، اسناد پرداخت، سوابق بیمه و مدارک شرکت یا نماینده قانونی لازم است. حضور شاهد الزامی عمومی برای اعتبار هر توافق‌نامه نیست، اما امضای شاهدان قابل اعتماد می‌تواند در اثبات چگونگی امضا و هویت طرفین کمک‌کننده باشد. شاهد نباید ذی‌نفع مستقیم در اختلاف باشد.
نه همیشه. اگر توافق درباره موضوع مشخص، با رضایت واقعی و پس از پرداخت کامل انجام شده باشد، می‌تواند مبنای دفاع کارفرما قرار گیرد. اما اگر سند مبهم باشد، پرداخت انجام نشده باشد، امضا تحت فشار گرفته شده باشد یا توافق شامل حقوق الزامی قانون کار باشد، امکان رسیدگی به ادعاهای کارگر همچنان وجود دارد.
خیر. بهتر است نوع مطالبات، مبلغ هر مورد، تاریخ پرداخت و وضعیت بیمه دقیقاً نوشته شود. عبارت کلی تسویه کامل، به‌تنهایی نشان نمی‌دهد چه حقوقی بررسی و پرداخت شده است و در برابر ادعاهای بعدی ممکن است اختلاف تازه ایجاد کند.
دریافت چک با وصول آن تفاوت دارد. در متن باید ذکر شود که تسویه نهایی پس از وصول چک انجام می‌شود. شماره چک، بانک، تاریخ سررسید و مبلغ آن نیز باید در سازش‌نامه درج شود. در صورت برگشت چک، دارنده می‌تواند حسب شرایط از راه‌های قانونی مربوط به مطالبه وجه استفاده کند.
طرفین می‌توانند درباره پیگیری سوابق و انجام اقدامات لازم توافق کنند، اما توافق خصوصی نمی‌تواند تکلیف قانونی بیمه را به‌طور کامل حذف کند. اگر سابقه بیمه کارگر ناقص باشد، بهتر است موضوع با ذکر دوره زمانی و مسئولیت هر طرف در متن آورده شود.
نداشتن نسخه، اثبات مفاد توافق را دشوار می‌کند. هر دو طرف باید نسخه‌ای یکسان و امضاشده دریافت کنند. همچنین بهتر است صفحات شماره‌گذاری و در صورت وجود اصلاح یا خط‌خوردگی، کنار آن امضا شود.
در اختلاف‌های ساده و مبلغ‌های محدود، تنظیم دقیق سند ممکن است کافی باشد؛ اما در پرونده‌هایی که سابقه کاری طولانی، ادعای اخراج، بیمه ناقص، چک‌های متعدد یا مبالغ قابل توجه وجود دارد، بررسی متن توسط متخصص حقوق کار از بروز زیان بعدی جلوگیری می‌کند.
سازش خارج از اداره کار راهی مناسب برای کاهش زمان و هزینه اختلاف میان کارگر و کارفرماست، مشروط بر اینکه توافق با رضایت واقعی، متن روشن و تعهدات قابل اجرا تنظیم شود. در نوشتن سازش نامه مابین کارگر و کارفرما خارج از اداره کار باید مشخصات طرفین، سابقه همکاری، موضوع مطالبات، مبلغ دقیق، روش پرداخت، وضعیت بیمه و ضمانت اجرای تخلف درج شود. همچنین بهتر است تسویه نهایی به پرداخت کامل مبلغ وابسته باشد و هر طرف یک نسخه امضاشده دریافت کند. اگر درباره اعتبار سند، میزان مطالبات یا حقوق بیمه‌ای اختلاف جدی وجود دارد، مراجعه به مشاور حقوقی پیش از امضا تصمیم مطمئن‌تری خواهد بود.